Documaster er daglig i kontakt med arkivarer rundt om i Norge, og ser hvilken fantastisk innsats de legger ned. Vi ønsker å hedre denne yrkesgruppen ved å kåre månedens og årets arkivar.
Birgit Sandstrøm ble nominert av sin kollega Lars Sandbu. Hun vil motta diplom og en kaffekopp. I tillegg vil hun være en av kandidatene til årets arkivar.Birgit Sandstrøm er en positiv person som er svært faglig orientert (sykepleier) og som jobber med skanning av dokumenter til vårt fagsystem på Arkivet. I tillegg til gode kunnskaper for arkivering, er hun også svært dyktig i håndteringen av saksflyten i vårt fagprogram Gerica i Helse og velferd.
Min nåværende tittel er Teamleder for team Helse og velferd og kommunale krav, en stilling jeg har hatt siden mai 2018. Når jeg begynte å jobbe i Byarkivet i 2014 ble jeg ansatt som konsulent/arkivar i Byarkivet med hovedvekt på å skanne inn dokumenter til fagsystemet Gerica. Dette var en ganske nystartet oppgave i kommunen når jeg startet i jobben.
Helse og velferd har mye ulik dokumentasjon, ofte med sensitive opplysninger, og dokumentasjonen er underlagt forskjellige typer lovverk. De daglige oppgavene vi står overfor er å vurdere i hvilket system dokumentet skal saksbehandles og arkiveres. Det foregår en kontinuerlig vurdering av hvor dokumentet hører hjemme. Om det er i sakarkivsystemet i Elements, i saksbehandlingsdelen i pleie- og omsorgssystemet eller om det er en dokumentasjon av helsehjelpen som skal i den elektroniske pasientjournaldelen i Gerica. Og det er nettopp denne vurderingen som gjør jobben morsom og utfordrende.
En periode var Team helse og velferd og Team oppvekst og utdanning slått sammen. Når dette ble oppløst skulle helse og velferd dannes som et eget team med ny teamleder, som ble meg. Teamet har jobbet mye med overlapperoppgaver på kryss og tvers innad i teamet for å skape flere ben å stå på og redusere sårbarhet ved fravær. Gevinsten både for teamet som helhet og for den enkelte ansatte har vært kunnskapsøking og mye arbeidsglede. Og vilje til å ta oppgaver for hverandre.
I desember ble fagsystemet oppgradert til en versjon som medførte endring i saksflyten i Gerica. Det var behov for å etablere gode rutiner gjennom tverrfaglig samarbeid.
Den samhandlingen og koordineringen som da fant sted mellom fagkoordinator på Tildelingskontoret, systemansvarlig for fagsystemet i staben og arkivarene for fagsystemet på Byarkivet hadde stor nytteverdi for en smidig gjennomføring.
Det er hele tiden nødvendig å skille mellom hva som er saksbehandlingsdokumentasjon og hva som er dokumentasjon av helsehjelp for å unngå sammenblanding av dokumentasjonen i arkivdanningen. Saker til sakarkivet arkiveres elektronisk i sakarkivet Elements. Dokumentene til saksbehandlingsdelen i fagsystemet må fortsatt arkiveres i papirversjon da vi foreløpig ikke har en godkjent kjerne for elektronisk arkivering. Ettersom arkivering av saksbehandlingsdokumentene som produseres på Tildelingskontoret arkiveres av Byarkivet har vi bygget opp et system med oversikt over hvilke mapper vi til enhver tid har ansvar for og enkelt kan gjenfinne. Enten de tilhører dagligarkivet eller bortsettingsarkivet. Det er viktig å ha strukturerte systemer for at rett dokument kommer på rett sted hele tiden. Mitt hovedmotto når det gjelder arkiveringen er «Rett dokument på rett bruker»
Mitt viktigste tips er å sjekke innholdet i dokumentet fordi det er innholdet som er retningsgivende for registrering, saksbehandling og arkivering av dokumentet, og ikke nødvendigvis overskrift, avsender eller mottaker.
Det å forbedre kvaliteten på dokumenthåndteringen har vært et fokus jeg har hatt med meg hele tiden. Og det vil være et fokus jeg tar med meg inn i 2021. Kvalitetssikre at oppgaver som utføres på tvers av virksomhetene får gode prosedyrer og rutiner og gjøre dette i et tverrfaglig samarbeid.
Året 2020 brakte med seg en ny verden med koronautbruddet med nye og endrede krav i arbeidshverdagen. Det vil fortsatt i 2021 være fokus på å håndtere oppgavene på en god måte med et nedstengt samfunn og utbredt bruk av hjemmekontor.
Vi har hatt et nært og godt samarbeid med systemansvarlig på Gerica gjennom flere år. Noe vi har satt stor pris på og som har hatt stor betydning for oss når vi har støtt på ulike problemstillinger eller det har vært behov for å gjøre oppgavene på en annen måte. Samarbeidet med saksbehandlere som produserer dokumenter og de som postjournalfører dokumentene ute på virksomhetene foregår i en positiv tone og det skaper gode arbeidsdager. Mulighetene for faglige tilbakemeldinger og faglige drøftinger med Byarkivar og kolleger på arkivet har uvurderlig betydning i arbeidsdagen.
