Documaster er daglig i kontakt med arkivarer rundt om i Norge, og ser hvilken fantastisk innsats de legger ned. Vi ønsker å hedre denne yrkesgruppen ved å kåre månedens og årets arkivar.
Solveig Helene Warvik Geithus ble nominert av sin kollega Arne Hammer. Hun vil motta diplom og en kaffekopp. I tillegg vil hun være en av kandidatene til årets arkivar.I tillegg til å være konstituert arkivleder har Solveig vært en strålende rådgiver når vi har laget integrasjon mellom våre fagsystemer og DM. Hennes innsats er langt over den man bør forvente. Hun har satt seg inn i detaljer om Noark og hvordan man bør utvikle integrasjon som har gjort den jobben til en lek!Som om det ikke var nok har vi hatt mengder med ekstraarbeid i forbindelse med Corona-krisepakkene. Og for å spe på med enda litt har hun vært med på vårt arbeid med eInnsyn. Hurra for Solveig, vår yndlingskollega" - Arne Hammer
Jeg har vært ansatt i Lotteri- og stiftelsestilsynet siden oktober 2017. Fra august 2019 har jeg hatt stilling som rådgiver, først i avdeling Administrasjon og fra januar i år i den nye stabsenheten IT og dokumenthandtering. Det er arkiv jeg har jobbet med hele tiden.
Å hjelpe interne og eksterne brukere på en god måte; faglig trygt forankret og effektivt. Samarbeid internt, på tvers av fagdisipliner, er også givende og lærerikt.
De siste årene har vi jobbet med et utviklingsprosjekt for nytt saksbehandlingssystem for tilskudd. Det er et spennende prosjekt med interne og eksterne utviklingsressurser og konsulenter, og er et godt samarbeid med tekniske og faglige ressurser fra IT, arkiv, kommunikasjon, økonomi og avdeling Frivillighetsstøtte hos oss. I prosjektet har vi blant annet tatt i bruk en ny arkivkjerne og jeg har jobbet tett med utviklerne i integrasjonsarbeidet, for å sikre arkivfaglige krav.
Et annet prosjekt jeg vil dra fram er at vi i høst fikk vi startet opp med fulltekstpublisering av dokumenter på einnsyn.no, portalen der flere og flere statlige og kommunale organer publiserer postjournaler. Med det på plass, kan enhver kunne laste ned en stor del av dokumentasjonen vår direkte fra nettet, uten å måtte søke oss om innsyn. Det er effektivt for dem som ønsker å vite mer om hva vi gjør og slik demokratifremmende. I tillegg sparer vi interne ressurser som ellers ville gått til handtering av innsynskrav.
Kan ellers nevne at Lotteri- og stiftelsestilsynet i 2020 hadde 62 000 journalførte dokumenter. Normalt har vi i overkant av 30 000 journalførte dokumenter per år. Bakgrunnen er håndteringen vår av krisepakker for frivilligheten og idretten i forbindelse med corona-pandemien.
For å holde orden i arkivet, bør en vite om, forstå og bruke de arkivfaglige prinsippene i praksis. Dokumentasjonen må være pålitelig, tilgjengelig og brukbar, nå og i fremtiden, og integriteten og autentisiteten må bevares. I arkivdanningen må vi ta valg som fører i den retningen hver dag. Retningen må være utslagsgivende for utviklingsarbeid, rutiner og veiledning. Det er vi som kjenner konteksten og vi har et ansvar for å sikre den best mulig, slik at arkivet kan gi mening. Helt konkret har vi for eksempel fokus på å gi titler til saker og dokumenter som viser tydelig hva innholdet er og som inneholder de viktigste identifiserende elementene for senere gjenfinning.
Tilskuddsordningene for frivilligheten og idretten i forbindelse med corona-pandemien har høyest prioritet i 2021. De blir behandlet i det nye saksbehandlingssystemet for tilskudd, så videre utvikling av systemet er også i fokus. Ellers er arbeidet med kvalitet i arkivet kontinuerlig.
Det er hyggelig når kollegaer setter pris på arbeidet jeg gjør. Takk for nominasjonen og godt samarbeid! Jeg har gode kollegaer både i arkivet og ellers i Lotteri- og stiftelsestilsynet, og det er fint å være en del av arbeidslaget som jobber for å utføre samfunnsoppdraget vårt med å sikre ansvarlige pengespill, sterk frivillighet og trygge stiftelser.
