Månedens arkivar september

Inger-Johanne Johnsen, Volda kommune

Inger-Johanne Johnsen ble nominert av sin kollega Rune Sjurgard. Hun vil motta diplom og en kaffekopp. I tillegg vil Inger-Johanne være en av kandidatene til å vinne årets arkivar.

Inger-Johanne Johnsen er arkivleiar og leiar for dokument og service i Volda kommune. Har losa oss godt gjennom kommunesamanslåing og sikra automatisering og oppdatering av arkivet vårt. Arkiv er svært viktig for å kunne ha sikker og god dokumenthandtering i ei kommune, og her framstår Inger-Johanne som ein eminent føregangsperson for kommunane. Ho har også eit sterkt fokus på utvikling av sakssystemet vårt og utvikling av tenestene. - Rune Sjurgard, kommunedirektør

Hva er din tittel og hvor lenge har du hatt jobben din?

Avdelingsleder for dokumentasjon og service i Volda kommune siden 2002.

Hva liker du med jobben din?

Det skjer hele tida mye innen mitt arbeidsfelt, og det er utfordrende, spennende og kjekt. Som arkivleder og systemansvarlig får en være med å påvirke utviklinga i arkivdanninga i tida framover, samtidig som jeg får være med og forvalte de eldre delene av arkivene til kommunen. Forvalting av arkiv er en sentral oppgave for kommunen, rett og slett fordi det er viktig å dokumentere saksbehandlinga godt, samtidig som man sørger for å ha god kontroll på hvilke arkiv en har og hva de inneholder.

I tillegg synes jeg det er kjekt at en del av arbeidsoppgavene mine innebærer å gi opplæring og veiledning til saksbehandlere i bruken av saksbehandlersystemet.

Har du noe spesielt du ønsker å trekke frem?

Kommunesammenslåing som vi nettopp har vært gjennom var både lærerik og krevende. Volda har vært heldig siden vi har en ledelse som har forståelse for at arkiv er en viktig brikke i en slik sammenslåingsprosess. Vi har også ganske nylig skifta saksbehandlersystem, og selv om overgangen til et nytt system var krevende, så gir det oss mange nye muligheter til å digitalisere og effektivisere flere prosesser.

Hva er ditt beste tips for et godt arkiv?

Det er viktig å ha tilstrekkelig med ressurser i form av tilsette og at de tilsette som en jobber sammen med i arkivtjenesten, er godt kvalifiserte. Arkivtjenesta må være tett på saksbehandlerene og dokumentproduksjonen, i tillegg til å sette av tid til å følge opp de ulike kontrollrutinene en har.

Hva vil du fokusere på 2021 og 2022?

I tida framover vil ein god del av fokuset være på å oppgradere saksbehandlerløsninga vårt og på den måten å bidra inn i økt digitalisering og effektivisering. Vi er også i ferd med å utarbeide en dokumtasjonstrategi som erstatter arkivplanen vi tidligere hadde. Mye av utviklingsarbeidet som vi gjør på mitt felt, er et resultat av det gode og tette samarbeidet som arkivlederene på Søre Sunnmøre har.