Tar man for lett på avslutning og bevaring av gamle systemer?

07.05.19 15:41

Tar man for lett på avslutning og bevaring av gamle systemer? 

Vi står midt oppe i den største norske kommunesammenslåingen siden sekstitallet. 119 norske kommuner slås sammen og blir til 47 nye. Det betyr at kommuner som har brukt forskjellige datasystemer må konsolidere systemporteføljer og velge hvilke systemer de skal gå videre med.

Samtidig har også flere store statlige virksomheter valgt å bytte sakarkivsystemet sitt de siste par årene. Og flere kommer.

Mange fagsystemer og elektronisk arkiver skal avsluttes og historiske data må dermed tilgjengeliggjøres for saksbehandlerne. Dette skjer gjennom mapping av data og migrering.

Avslutning av systemer og migrering av data er ofte en konsulenttung oppgave som kan koste mye tid og penger.

Samtidig som data skal tilgjengeliggjøres for saksbehandlerne så skal dataene fra de nedlagte kommunene langtidsbevares. Det samme arkivmaterialet skal altså både tilrettelegges for langtidsbevaring og for innsyn. Hvorvidt dette blir gjort som to parallelle prosesser, eller om man utnytter synergi, avhenger av valgene som kommunene tar når de kjøper nye systemer. Få kommuner starter med arkivperspektivet.

  • Det er lite eller ingen felles strategier for håndtering av digital informasjon på tvers. Hver kommune har en arkivleder som er opptatt av arkivet, de andre beslutningstagerne i kommunen er opptatt av hvert sitt fagsystem. Ofte tas ikke arkivlederen med på råd når nye systemer skal kjøpes inn, og får en vanskelig jobb i ettertid, forteller Petter Høiaas som har jobbet mange år som depotarkivar.

Espen Nergaard hos Documaster har samme inntrykk.

  •  Jeg oppfatter at de fleste sammenslåingsprosessene har god kontroll på anskaffelsen av nye systemer. Men det jeg tror for mange har tatt litt lett på er avslutning og bevaring av de gamle systemene. Arkivet må avsluttes og dataene skal bevares og tilgjengeliggjøres for saksbehandlere og innbyggere. Konsekvensen av å ikke ha en god plan for denne delen av prosessen er at kommunen risikerer å gå inn i 2020 med veldig mange systemer som skal vedlikeholdes og driftes; Noe som potensielt kan bli veldig dyrt. Hvis to kommuner skal slå seg sammen til én, vil de mest sannsynlig gå inn i 2020 med drift og vedlikehold av tre systemer – ett nytt og to gamle.

Langtidsbevaring

Når kommunene slår seg sammen må de, etter §21 i arkivloven, avslutte alle eksisterende arkiver. Selv om den nye kommunen fortsetter med det samme systemet, og selv om det er en stor kommune som slår seg sammen med en liten uten å endre kommunenavn, må kommunen avslutte arkivet. Det er ikke bare snakk om arkivsystemene, men alle systemer som inneholder bevaringsverdig informasjon.

Dataene skal sendes til et depot for langtidsbevaring. For kommuner er det typisk et interkommunalt arkiv, IKA. De aller fleste norske kommuner har avtale med et IKA. Noen store kommuner har et byarkiv. Noen kommuner mangler helt avtale. Alle statlige etater avleverer data for langtidsbevaring til Arkivverket.  

Disse dataene har ikke noen utløpsdato, de skal ha levetid for alltid. Kommunene opprettholder også for alltid eierskapet til dataene, når en kommune legges ned, arver den nye kommunen både eierskapet til arkivene og forpliktelsene som følger med.

Dette fører til store mengder data. IKA Kongsberg har 45 000 hyllemeter med papir som skal bevares til evig tid. Men i vår tid lagres stadig mer elektronisk.

  • Digital informasjon er mer forgjengelig enn papirinformasjon, den må aktivt tas vare på. Når den først er borte så blir alt borte på en gang. Konsekvensene av dårlig digital arkivforvalting er mye større enn for dårlig papirforvaltning, forteller Høiaas, som har jobbet med standardisering av den digitale lagringen i Norge.

Prosessen IKA’ene nå følger for å deponere digitale data er i korte trekk som følger:

Det tas et databaseuttrekk fra kommunens fagsystem og man får en SIARD-fil. SIARD er et sveitsisk format, og er i praksis en XML-kopi av databasen og databasens metadata. Denne filen legges inn i produktet Documaster Decom. Dette programmet støtter prosessen med å beskrive database-felter og -tabeller, og legger på menneskelesbar informasjon for hver tabell og attributt. Beskrivelsen du får av Documaster Decom benyttes for å lage en arkivpakke (AIP), som er en fil med en gitt katalogstruktur som følger norsk standard (DIAS). Denne pakken deponeres i et digitalt sikringsmagasin (DSM).

  • Når deponeringen er håndtert er IKAen fornøyd og man kan si at arkivet er avsluttet og bevart. Men for kommunene er det ikke nok. I en saksbehandlingsprosess er det ofte et behov å ha tilgang til historiske data eller andre relevante saker. Derfor bør kommunen parallelt etablere en frittstående arkivkjerne for kommunen hvor de avsluttede arkivene kan migreres inn og dermed kan benyttes for innsynsformål, forteller Espen Nergaard.

Migrering

En rapport laget av IKA Rogaland og IKA Kongsberg viste at 18% av informasjonen fra en barnevernsak passet inn i Noark-standarden. De gamle arkivene inneholder altså i stor grad virksomhetsspesifikke metadata.

  • Sak- og arkiv er et kjent begrep i kommune-Norge, og innbefatter alle Noark-godkjente systemer. Men i tillegg til disse finnes det andre fagsystemer, teknisk, barnevern, helse, skole, som ikke nødvendigvis har et arkiv ihht Noark-standarden og som en stor mengde virksomhetsspesifikke metadata. Arkivlederne er gjerne opptatt av sak- og arkivsystemene fordi det er dette de er systemeier for, mens fagsystemene blir en slags svart boks som de ikke har helt oversikt over. Men informasjonen derfra skal også bevares, sier Høiaas.

Det er komplekst, og kommuner har vist seg å kunne bruke opp til åtte år bare på å få ut dataene fra det gamle arkivet. Når man da gjør det på konsulenttimer kan prisen bli høy.

Når Documaster migrerer et arkiv, trenger de ikke starte fra scratch. De bruker programvare for å gjenbruke kompetanse og erfaringer, og mapper deretter dataene slik at de passer inn i arkivkjernen.

  • Documaster tar fastpris for migreringsjobben. Vi har fokus på hele arkivets livsløp, og kjenner denne prosessen fra A til Å. Derfor tør vi å ta den risikoen. Vi er såpass trygge på den kompetansen vi innehar, at vi garanterer at uttrekket blir akseptert og godkjent. Om det ikke gjør det, slipper kunden å betale, sier Espen Nergaard.

Ta kontakt med Espen for å mer informasjon om prosessen for arkivavslutning:

Espen Nergaard, salgssjef, tlf: 95 90 48 96

You May Also Like

These Stories on kommunesammenslåing

Subscribe by Email

No Comments Yet

Let us know what you think