Demokrati, rettsstat og tillit

02.04.19 22:10

Demokrati, rettsstat og tillit

Det var ikke så veldig langt vi kom før vi så at det var nye toner i Arkivlovutvalgets rapport. I formålsparagrafen i den nåværende Arkivlova står det: 

 «Føremålet med denne lova er å tryggja arkiv som har monaleg kulturelt eller forskingsmessig verde eller som inneheld rettsleg eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at desse kan verta tekne vare på og gjorde tilgjengelege for ettertida» 

Mens i det nye lovutkastet står det: 

«Formålet med denne loven er å sikre dokumentasjon om samfunnet som skal kunne brukes til å forstå samtid og fortid, og til å bevare og videreutvikle Norge som rettsstat og demokrati.» 

Med andre ord, er ikke arkiv bare noe vi driver med fordi kultur og historie er en fin ting. Arkivet er til for rettstaten, demokratiet og NÅTIDEN, og ikke bare den udefinerbare fremtiden. Dette er ikke nytt for mange av oss som jobber innen fagfeltet, men det var viktig at det kom på trykk. Arkivet er viktig for de demokratiske prosessene og åpenheten i forvaltningen, spesielt i disse tider når de står under kraftig press, både fra mektige kommersielle og politiske aktører, er det desto viktigere at vi står hardt på slike prinsipielle standpunkter.  

Allerede i bruken av språk ser vi store endringer. Mye av den arkivfaglige «sjargongen» har forsvunnet fra loven, og begreper som «kassasjon» har blitt erstattet med «sletting med hjemmel i lov». Dette er gjennomgående for hele utredningen, og må oppleves som utelukkende positivt.  

Før lovutkastet ble sluppet kom det flere innlegg hvor det ble fokusert på at journalføringsplikten forsvinner, men det gjør den strengt tatt ikke. Iht.§ 8 skal fortsatt virksomheter dokumentere sin eksterne kommunikasjon. Det er jo DETTE som er journalføringspliktens essens (logging av ekstern kommunikasjon med offentlig forvaltning) og som var den opprinnelige intensjonen med kravet da det først oppstod. Dessverre har fokuset i stor grad ofte vært lagt på metoder for publisering, fremfor å sørge for at alt blir fanget opp. Men faktum er at så lenge fangsten er god, og strukturen på journalen er gjennomtenkt, er selve publiseringen et lite problem. Vi tolker det slik at selv om begrepsbruken endres, betyr det ikke mindre åpenhet, men mer. I dagens politiske klima må ikke økende mistro og tvil om andres motiver møtes med mer hemmelighetshold. 

§8 åpner også i klartekst opp for automatisk arkivering av ekstern kommunikasjon. Siden dette er en forutsetning for i det hele tatt å komme i nærheten av en total dokumentfangst, er det ganske opplagt. At kommunikasjonen både registreres og sikres uten skjønnsmessige vurderinger er nært opp til Max Webers tanker om det rasjonelle byråkrati. Det offentlige som upartisk og regelstyrt aktør.

Som rapporten ganske riktig påpeker har deler av digitaliseringen av samfunnet allerede skjedd, og etter vår mening må arkivfeltet må ta konsekvensen av dette, og bevege seg fremover raskere enn man har klart til nå. Skal dette være mulig å få til må man tenke på arkivet som en uavhengig entitet, og ta kontroll over kanalene som skaper dokumentasjonen. 

På dette området åpner lovutkastet for muligheter (det blir beskrevet som digitaliseringsvennlig, noe som stemmer), men legger enda større ansvar over på de som skaper dokumentasjonen. Hele kapittel II av utkastet (§§6-15) pålegger organene et stort ansvar om å selv vurdere og beskrive sine dokumentasjonsbehov og plikter. For mange små aktører (slik som de minste kommunene) har dette lenge vært en kompleks oppgave hvor de i stor del har vært overlatt til seg selv. Dette er nå enda tydeligere. I tillegg er det også mange nye aktører som pålegges å følge loven, som utfører offentlige oppgaver eller eies helt eller delvis av det offentlige (§2b-c) 

I §21 åpnes det for «Overføring av digital dokumentasjon til utlandet» med forutsetning om risikovurdering og databehandleravtaler, selv om det også sies at ved langtidsbevaring skal en kopi av arkivene være i Norge. Vi ser behovet for å åpne for mer skylagring i utlandet, men ber om at man også tar innover seg at geopolitiske forhold kan skifte fort. Eller som vi skrev i vårt høringssvar til Menon-rapporten:  

«De siste hundre år har vi opplevd depresjonen i tredveårene, fremveksten av fascismen, en verdenskrig, en kald krig, EU, spionasje, kollaps av en supermakt, framveksten av en ny og vi ser fremover mot en framtid som kanskje inneholder alle disse og mer. Arkivene er en av garantiene for at uansett hva som enn skjer med oss som samfunn de neste hundre årene, vil mye av den grunnleggende samfunnsstrukturen og rettssikkerheten kunne dokumenteres og gjenskapes.» 

I §22-25 fastslås arkivinstitusjonenes ansvar iht behandling av personopplysninger. § 25a gir «registrertes rett til innsyn etter personvernforordningen artikkel 15 i den utstrekning innsyn vil kreve en uforholdsmessig stor innsats». Jeg regner denne paragrafen som et forsøk på å stanse massive innsynsforespørsler, men potensielt utgjør den en fare for retten til innsyn, iom at dårlig arkivhold fører til kompliserte innsynsprosesser. Dette kan gi offentlige organer som legger liten innsats i å bygge arkivene sine, muligheten til å påberope seg denne paragrafen ved kompliserte forespørsler. Det bør forventes at tilsynsmyndighet legger stor vekt på at all ny dokumentasjon som skapes (for det som allerede er skapt er toget gått) følger kravene i § 16 «Krav til forvaltning av dokumentasjonen» til punkt og prikke, og da spesielt «16c», at dokumentasjonen må være anvendbar, tilgjengelig for all berettiget bruk og innsyn. Dette gjenspeiles også i portabilitetskravene i GDPR-standarden.  

§ 29-3 åpner for «digitalisering for kassasjon», altså digitalisering for å kassere originalmaterialet, en idé som oppstod i forbindelse med den tidlige digitaliseringsbølgen i 2010.  

Avslutningsvis slår utredningen fast ansvaret for koordineringen av privatarkivarbeidet på henholdsvis nasjonalt, og regionalt nivå hos staten og fylkeskommunen. Vi kunne her ønsket oss at loven gikk enda grundigere til verks, og tok eierskap til de viktigste sektorene Norge har (jfr det rapporten nevner om sektorvise bevaringsplaner). Privat sektor bør i hvert fall tildels måtte opprettholde både en viss gjennomsiktighet, men også dokumentere sin sektorvise påvirkning. 

Slakten av Noark-standarden som enkelte forespeilet etter at Menon-rapporten kom ut har heldigvis blitt skrinlagt (I Documaster sitt høringssvar stilte vi oss kritisk til dette), men forslaget om en enklere, og mer presis Noark-standard ønsker vi velkomment 

Vår konklusjon er at det står ikke mye grensesprengende i lovutkastet. Mye av innholdet er sunn fornuft, nødvendigheter som har framtvunget seg selv, samt en generalisering av «best practice» i løpet av de siste årene. Men selv om det «bare» er sunn fornuft så er det fortsatt et viktig steg i riktig retning. Utredningen får på en god måte frem viktigheten av dokumentasjon og arkiv, både for ettertid og samtid. Tidligere innsnevrende begreper er fjernet og offentlige virksomheter blir selv ansvarliggjort. Dette er bra! 

Det som derimot ikke finnes i utkastet til loven er gevinsten dette gir digitaliseringsprosessen for øvrig. Det lovutkastet pålegger oss er faktisk en forutsetning for i det hele tatt å lykkes med digitalisering. Mange nedprioriterer arkivbygging og dokumentasjonshåndtering når de digitaliserer arbeidsprosesser, og går derfor på en smell lenger frem i linja. En minimumstolkning av Arkivlova, og et religiøst forhold til et systems Noark-godkjennelse, i stedet for å bygge arkiver riktig fra begynnelsen av, har fått mange velmente digitaliseringsprosesser til å kollapse, eller gi dårligere resultater enn forespeilet. Fleksibiliteten og kravet om egeninnsats som fremsettes av det nye lovutkastet, gir muligheter til å tenke nytt på en del områder, men synliggjør også ansvaret som ligger på oss i arkivfeltet. Dette er godt nytt, men krever også at vi må brette opp ermene og fokusere på det som er viktig. Ikke bare å poengtere alle problemene, men også på å løse dem. 

Vi er klare til å gjøre vårt - og vi har passert startstreken ;)

You May Also Like

These Stories on Noark 5

Subscribe by Email

No Comments Yet

Let us know what you think