Kommunesammenslåing? Null problem

12.10.18 14:00

 shutterstock_576831568

En stor utfordring ved kommunesammenslåinger er avslutning og deponering av gamle og tunge saksbehandlings- og fagsystemer. Dette bunner i krav i Arkivforskriften om å holde arkiver etter opprinnelig opphav og avlevere dem ved avslutning av offentlige organer. Dette kravet vil også gjelde ved alle større omorganiseringer, og skaper masse trøbbel og store utgifter for alle involverte. Men er det egentlig nødvendig å gjøre det så komplisert?

Kravene i Arkivforskriften har opprinnelse i «proveniensprinsippet», et prinsipp som tilsier at arkiver som er skapt av forskjellige aktører, som f. eks to kommuner og en ny storkommune skal holdes adskilt. Dette er et like viktig prinsipp i en elektronisk verden som i en papir-verden, men noe har forandret seg. Før var proveniensen et fysisk skille. Det var to forskjellige kontorer med hver sine arkivskap, men i dag handler dette skillet om metadata. Metadata er digitale «merkelapper» som kan fortelle oss mye, blant annet kan de si noe om hvem som har skapt hva. I en arkivløsning hvor dokumentasjon merkes med hvem som er opphav på vei inn, faller behovet for avslutning av saksbehandlingsløsninger bort, hvis man i tillegg skiller arkivet fra prosessene som skaper det. Hvorfor? Fordi om aktørene endrer seg, trenger ikke prosessene å gjøre det, og er arkivet fraskilt vil alt som er gjort fram til sammenslåingen inneholde metadata om hvem som faktisk har skapt det. Avlevering og deponering da være opp til arkivet, og for en godt designet arkivløsning skal dette være utgangspunktet være uproblematisk. Det er tross alt bare et søk.

Så mens sammenslåinger og omorganiseringer stormer, kan saksbehandlingsløsninger og fagsystemer putre ufortrødent videre. Vi lever i en tid da omorganiseringene kommer tett som hagl, samtidig som selve omorganiseringsprosessen blir mer og mer komplisert. Så hvorfor ikke gjøre det enkelt der vi kan?

 Les mer om våre løsninger her.

You May Also Like

These Stories on Noark 5

Subscribe by Email

No Comments Yet

Let us know what you think