Ringerike samler arkiv fra ulike fagsystemer i en kjerne!

Utfordring

For virkelig å komme i gang med digitaliseringsprosessen i kommunen trengte Ringerike kommune en arkivkjerne i lukket sone. Ringerike har et elektronisk godkjent sak og arkivsystem i åpen sone, men det var fortsatt mange dokumenter rundt i de ulike fagsystemene som ikke kunne arkiveres der. De ønsket derfor en egen arkivkjerne for dette i lukket sone. 

Ulike fagsystem

Vi har mange ulike fagsystemer og saksbehandling i kommunen, der det kreves at kommunen holder papirarkiv, siden fagsystemet i seg selv ikke overholder arkivstandarden. Noen av fagsystemene omfatter barnevern, sosialhjelp, helse- og omsorgstjenester. I tillegg er det områder som er uten fagsystem, som har behov for å avvikle papirarkiver for sin behandling, deriblant Interkommunal legevakt og kommuneadvokat.

Enkelt system

Vi trengte en arkivkjerne i lukket sone som gav trygghet til at informasjonen lagres elektronisk godkjent, og at den ikke er tilgjengelig for andre enn de som skal behandle dokumentene (tjenstlig behov). Det kan være en utfordring å få organisasjonen til å forstå arkivplikt, og hva som er arkivverdig, da er det viktig med et enkelt system for lagring. Ringerike var tidlig ute med å ønske seg én kjerne for lukket sone. For å oppfylle kravet om digitalisering må vi ha gode løsninger som støtter opp om lovverket

Frittstående arkiv

Documaster har en frittstående kjerne med NOARK 5 godkjenning, og er veldig proaktiv ovenfor andre leverandører for å tilby mange kilder inn i sin kjerne, derfor vant Documaster i konkurranse med de andre arkivkjernene, sier Torkjell Dahl, leder for IT Enheten i Ringerike Kommune. Vi har flere systemleverandører i kommunen, men de støtter bare egne produkter og åpner ikke opp for andre system, fortsetter han. Valget falt derfor på Documaster da de skulle ha et eget arkiv i lukket sone.