BE OM DEMO
Betraktninger om arkiv

Betraktninger om arkiv – fra en nordmann i Sverige

Sep 13, 2019 2:18:02 PM

Er arkiv i Norge og Sverige helt forskjellige? Eller er det mer likt enn hva vi ser for oss? Ser vi likt på hvordan arkiv dannes og utveksles? Eller er arkiv mer global enn hva en tror? I denne artikkelen kåseres det litt om disse emnene og litt om Norge/Sverige problematikk!

Hva skiller oss? 

Hvis en ser på forskjellen mellom arkivering i Sverige og Norge, er det en ting som stikker seg ut kraftig. I Norge har vi en definert arkivstandard – Det har ikke dere! Vår standard, Noark, er en standard for elektronisk arkivering som snart har eksistert i 40 år. De første utgavene av standarden skal kanskje forbigås i stillhet, men de var samtidig et nobelt forsøk på å forstå hvordan data (generelt) ville påvirke saksbehandling i offentlig sektor, og hvordan arkiv ville forandres med dataalderens inntog. Men fra 1999 og frem til i dag, har dette vært en standard som både har og er i bruk, og som i dag er obligatorisk å benytte innenfor dokumentasjonsforvaltning i Offentlig sektor i Norge. Enten det er statlige organisasjoner, kommuner, kommunale foretak eller mindre enheter som helt eller delvis er eid av stat/kommune. 


Hva har dette resultert i? Først og fremst at en i dag innehar krav på hvilke arkivobjekter og metadata et arkiv skal bestå av sett fra arkivets ståsted. 
Noark må ikke forveksles som en standard for danning av offentlig dokumentasjon. Den setter kun rammene for hvilke metadata (og objekter) som skal bestå fremover i tid, basert på definerte strukturer ulike arkiv skal konfigureres til. 

Noark som standard har gjort at arkivering i Norge i det store og hele følger samme mal. Vi kan forholde oss til definerte strukturer og det har gjort at vi er grunnleggende enige med hverandre til enhver tid i forhold til hvordan den best kan benyttes, men samtidig ikke minst hvilke begrensninger den har i seg og som til slutt kan gjøre arkivering til en byrde mer enn en fryd. 

Eksempel på Noark “objekt”: 

 Noark objekt
 Dette viser modellen for klassifikasjon i Noark. Beskrivelse av funksjoner og tilhørende metadatafelter. 

Det en skal huske når det gjelder Noark er at den beskriver et minimum av metadata på hvert objekt, eller mer presist, de metadata som arkivverket i Norge har bestemt er minimum for å sikre dokumentasjonen i offentlige Norge. Alle etater står fritt til å utvide denne metadatakatalogen om det skulle være behov for, så lenge ingenting (av det obligatoriske) tas bort. Det er mulig å legge til egne element (VSMD) om det er andre metadata fra kildesystemene som burde være en del av arkivet. Disse feltene er tilgjengelig helt etter hva som er behovet for arkivskaperen å ta vare på.
 
Samtidig, det som gjør at det å ha en ren arkivstandard først og fremst er et gode, er at selv om minimum er satt med tanke på metadata og struktur, har vi noe å være uenige i. Standarden har, spesielt de siste årene, fått en god del kritiske røster, og det med rette. Det ligger slik den står i dag, med noen “constraints” i seg som mange mener er begrensende for å kunne skape/administrere og videreforedle arkiv på sine premisser. Det har også gjort til at det Norske riksarkivet har oppdatert Noark flere ganger (siden den siste versjonen Noark 5). Sist nå for kort tid siden, hvor standarden i versjon 5.5 har endret store deler av hva den opprinnelig inneholdet. Nå er den en ren arkivkjernestandard, som beskriver innsiden av et earkiv, hva som skal registreres av metadata og filer, uten å beskrive hvor eller hvordan danningen av dokumentasjon skal ta til. 
 
Dette er først og fremst en god utvikling, men samtidig er ikke standarden oppdatert like mye på de “constraints” som jeg snakket om tidligere vedrørende strukturer og metadata. Det er i dag en god dialog/innspill til riksarkivet i Norge om hvilken vei som bør velges fremover for å sikre at norske arkiver har de beste forutsetningene for å bevares i dag og til evigheten. Det er til og med føringer om å fjerne Noark som standard i Norge. Nå tror ikke jeg det skjer med det første, men det er interessant at det i det hele tatt er på agendaen. Noark er særnorsk standard, selv om den er veldig nært knyttet til andre lignende standarder som Moreq og Dublin Core. Og kanskje er det etter hvert på tide å se om det finnes bedre alternativer enn å videreføre/utvikle Noark 

Er det likheter mellom Norge og Sverige? 
 
Ja, så absolutt. Straks arkiv blir diskutert ser en at det er mer likheter enn ulikheter mellom hvordan arkiv dannes på både nasjonalt og globalt nivå. Det er selvsagt ulikheter med hvilke valg av metadata og strukturnivåer, men hvis en ser på grunnmuren av danningen, er likhetene slående. 

Selv om Sverige ikke har en definert arkivstandard slik det er i Norge, finnes det en god del føringer (RA-FS) som dikterer ulike aspekter av hva som både kan og ikke kan gjøres innenfor rammene av svensk arkivering. Jeg skal ikke gå inn på det her, men konstaterer at det er gjort en god jobb med dette selv om sammenhengen kanskje savner en helhetlig standard i bunn. Noe som bringer meg over til det fremstøtet som nå gjøres med FGS i Sverige.

Først må jeg si at dette initiativet applauderes fra min side. Denne modellen for oppbygging av standard(er) innenfor fagområder/funksjonsområder er i bunn og grunn den "riktige” måten å tenke standard på. Det avgrenser arbeidsfeltet ved å ta funksjonene en-for-en samtidig som den standardiserer strukturen (ikke innhold) på tvers av alle FGSene. Det betyr også at det er danningen av dokumentasjon som setter standarden for hvordan innholdet i arkivet skal bevares. Ved bruk av denne modellen oppnår vi at sammenhengen mellom arkiv og danningen av dokumentasjonen opprettholdes og at gjenkjennbarheten til materialet består ved overføring til arkiv. 

Det faktum at en har tatt utgangspunkt i globale modeller og standarder når det gjelder FGS (OAIS) er tillitsvekkende. OAIS ble opprinnelig utviklet av NASA for mange år siden som modell for lagring/arkivering av elektronisk skapte objekter, da ikke utelukkende dokumentasjon, men alt elektronisk skapt materiale. For å detaljere, eller mer definere, denne modellen spesifikt for arkiv med filer/dokumenter, benyttes to andre standarder. METS for struktur/innhold og PREMIS for bevaringsinformasjonen. Jeg skal ikke gå dypere inn i dette her, det får eventuelt bli til en senere artikkel, men disse standardene har på mange måter blitt globale standarder for dokumentsentriske arkiver de siste årene. Det at FGS tar utgangspunkt i disse tror i hvert fall jeg er et stort gode om en prøver å se inn i fremtidens arkiveringsbehov. 

Samtidig må jeg si at det er en stor oppgave riksarkivet har tatt på seg, noe som vil ha behov for mye hjelp i årene fremover fra myndigheter, leverandører og andre om det skal lykkes slik intensjonen er. Det å standardisere utvekslingsformatet mellom kildesystemer og arkiv(er), slik FGS er tenkt, er definitivt veien å gå, men det en formidabel jobb som gjenstår for å dekke alle funksjonsområder som utgjør offentlig sektor i Sverige i dag og frem i tid.

Avslutningsvis gjentar jeg gjerne at likhetene mellom arkiv i Norge og Sverige er helt klart større en ulikhetene. Oppgaven har blitt prøvd løst fra to forskjellige sider, men resultatet en er på jakt etter blir omtrent det samme. Ser en på registrering av metadata på mapp, registrering og fil/dokument ser en også at det er omtrent identisk med hverandre. Det burde tilsi at vi kanskje på sikt kan nærme oss hverandre, for som jeg har nevnt er metoden som FGS (OAIS) benytter seg av, tillitsvekkende og antagelig den modellen som vil bli førende på globalt nivå. Dette sier jeg ikke bare med tanke på langtidsbevaringstenkningen, men også for danning og utveksling av arkivpakker mellom systemer innad i organisasjoner.

Les mer om svensk E-arkiv her. 

A Great Offer, Just a Click Away

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit

No Comments Yet

Let us know what you think