REQUEST A DEMO

 

Ringerike samlar arkiv från olika nischsystem till ett ställe!

 

quote
 
”Ringerike var snabba med att sträva efter ett enda arkivorgan för att få en sluten zon. För att uppfylla kraven för digitalisering behöver vi bra lösningar som överensstämmer med lagen. Documaster har en fristående lösning med ett NOARK 5-godkännande och är väldigt proaktivt mot andra leverantörer för att kunna erbjuda flera källor i sin arkiveringslösning. Därför vann Documaster tävling mot de andra arkivsystemen.”
 
Torkjell Dahl
chef för IT-avdelningen
på Ringerike kommun

Solution Ringerike

3_archive_orange
Arkiv
Ringerike har en løsning i åpen sone og en i lukket osv
4_harvest-data_orange
Informationshantering
Sources at Ringerike: HK Data, IST, os
flere kilder...
2_decommision_orange
Avveckling
Dokumaster har hentet ut gamle filer fra ESA?
 

Utmaning

För att verkligen ta steget och börja digitaliseringsprocessen i kommunen på allvar, behövde Ringerike ett arkivsystem i en sluten zon. Kommunen hade ett elektroniskt godkänt ärende- och arkivsystem i en öppen zon men det fanns fortfarande många dokument i de olika nischsystemen som inte kunde arkiveras där. De sökte därför efter ett separat arkivsystem i en sluten zon.

Olika nischsystem

Vi har en mängd olika nischsystem och ärendehanteringsrutiner i kommunen där kommunen väljer att göra pappersarkivering eftersom nischsystemet i sig inte uppfyller standarden för arkivering. Bland nischsystemen finns barnomsorg, social trygghet, hälso- och sjukvård. Det finns ytterligare områden, utan nischsystem, som håller på att avbryta pappersarkivering för sina tjänster, exempelvis kommunadvokaten.

Enkelt system

Vi behövde ett arkivorgan i en sluten zon som säkerställde att all information lagrades elektroniskt på ett godkänt sätt och som inte var tillgängligt för andra än de som hanterade dokumenten. Det kan vara utmanande att få organisationen att förstå kravet på arkivering och vilket material som är värt att arkivera. Av den anledningen är det viktigt att ha ett enkelt system för lagring. Ringerike var snabba med att sträva efter en enda arkivlösning för en sluten zon. För att uppfylla kraven för digitalisering behöver man bra lösningar som överensstämmer med lagen.

Fristående lösning

Documaster är en fristående arkiveringslösning som är godkänd enligt NOARK 5 och är mycket proaktiv i förhållande till andra leverantörer för att kunna erbjuda flera källor i systemet. Därför vann Documaster tävlingen mot de andra arkivorganen, säger Torkjell Dahl, chef för IT-avdelningen i Ringerike kommun. Vi har flera systemleverantörer i vår kommun, men de stöder bara sina produkter och öppnar inte för andra system, fortsätter han. Vi valde därför Documaster eftersom de har ett separat arkiv i en sluten zon.