Ringerike samlar information från olika verksamhetssystem i en arkivkärna ! 

quote
 
”Ringerike var tidigt ute med att önska sig en kärna för säker zon. För att uppfylla kravet om digitalisering behövde vi bra lösningar som stöder lagverket. Documaster har en fristående kärna med NOARK 5-godkännande, och är väldigt proaktiva jämfört med andra leverantörer att erbjuda många källor in till sin kärna. Därför vann Documaster i konkurrens med de andra arkivkärnorna. - Torkjell Dahl, chef för IT Enheten i Ringerike Kommun
.”
 
Torkjell Dahl
chef för IT-enheten
på Ringerike kommun

Lösning Ringerike

3_archive_orange
E-arkiv
 
4_harvest-data_orange
Informationshantering
 
2_decommision_orange
Avveckling
 
 

Utmaning

För att verkligen komma igång med digitaliseringsprocessen i kommunen behövde Ringerike kommun en arkivkärna i en säker zon. Ringerike har ett elektroniskt, godkänt, ärende- och arkivsystem i öppen zon, men det var många dokument i de olika verksamhetssystemen som inte kunde arkiveras där. De önskade därför en egen arkivkärna för detta i en säker zon.

Olika verksamhetssystem

Vi har många olika verksamhetssystem och ärendehantering i kommunen där det krävs att kommunen håller pappersarkiv eftersom verksamhetssystemet i sig själv inte följer arkivstandarden. Några av verksamhetssystemen omfattar barnskydd, socialhjälp, hälso- och omsorgstjänster. Utöver detta finns det områden som har behov för att avveckla pappersarkiv för sin hantering, bland annat Interkommunal legevakt och kommunadvokat.

Enkelt system

Vi behövde en arkivkärna som garanterade att informationen lagras elektroniskt på ett godkänt sätt, och att den inte är tillgänglig för andra än de som ska behandla dokumenten (officiellt behov). Det kan vara en utmaning att få organisationen att förstå arkiveringskrav, och vad som är arkivvärdigt, och då är det viktigt med ett enkelt system för lagring. Ringerike var tidigt ute med att önska sig en kärna för säker zon. För att uppfylla kravet om digitalisering behöver vi bra lösningar som stöder lagverket.

Fristående arkiv

Documaster har en fristående kärna med NOARK 5-godkännande, och är väldigt proaktiva jämfört med andra leverantörer att erbjuda många källor in till sin kärna. Därför vann Documaster i konkurrens med de andra arkivkärnorna, säger Torkjell Dahl, chef för IT Enheten i Ringerike Kommun. Vi har flera systemleverantörer i kommunen, men de stöder bara egna produkter och öppnar inte upp för andra system, fortsätter han. Valet föll därför på Documaster när de skulle ha ett eget arkiv i säker zon.