Tendsign

Oversikt

Mercell TendSign er en skytjeneste for digitaliserte innkjøp og er i dag et avgjørende KGV-verktøy som brukes av hundrevis av kommuner, fylkeskommuner og private selskaper. 

TendSign gjør det enkelt å lage elektroniske anbud og konkurranser, sikrer digital samhandling med leverandøren enten det er å stille spørsmål eller sende tilbud digitalt. TendSign guider brukeren gjennom hele anskaffelsesprosessen i en strukturert prosess og sikrer at lover og regler etterfølges både av kjøper og selger. 

Som innkjøper jobber du helt digitalt i strukturerte dokumenter som er enkle å dele med kolleger. Som leverandør svarer du papirløst, enkelt og sikkert på nettet. 

Målsetningen med integrasjonen mellom TendSign og Documaster Arkiv er i første omgang å minimere det omfattende manuelle arbeidet med å arkivere anbud og kontrakt. En annen effekt er at man får standardisert måten arkivering utføres. 

Se webinar

Egenskaper

Integrasjonen er bygget for å sikre seg en mest mulig automatisk overføring av dokumentasjon fra Mercell Tendsign til Documaster Arkiv. 

Arkivering fra Mercell Tendsign utløses av følgende hendelser:

  • (KGV) Når faser av anskaffelsen avsluttes (det er fire faser totalt), arkiveres også dokumentasjon fra den gjeldende fasen 
  • (KGV) Når tildelingsbrev går ut og anskaffelsen avsluttes, arkiveres resterende dokumentasjon i anskaffelsen.
  • (KGV) Arkivering kan også utføres manuelt underveis. 
  • (KAV) For kontraktsforvaltningsdelen i Tendsign må arkiveringen utføres manuelt ved ferdigstilling av dokumenter.

Titler på saksmapper,  journalposter og dokumenter følger med fra Tendsign. Dokumentene konverteres til PDF-A og overføres som journalposter til en saksmappe i Documaster Arkiv med funksjon og kontraktspart som klassifikasjon. Ved anskaffelse påføres kontraktspart etter at leverandør er valgt, deretter lukkes saksmappen og en ny opprettes med underskrevet kontrakt som første dokument og med samme klassifiseringer som anskaffelsessaken.  

Mercell Tendsign arkiverer dokumenter under journalposter med korrespondansepartnere i saksmapper og kan derfor publisere på offentlig journal. 

Integrasjonsmetode er gjennom Documaster API. Integrasjonen er for øyeblikket enveis og fagsystemet har ikke innsyn i arkivet.  Documaster Arkiv leveres som en skytjeneste hvor Documaster garanterer drift/lagring av data på norsk jord iht arkivloven. For at en kunde og Visma TendSign skal få tilgang til sin Documaster installasjon, må det eksplisitt åpnes for gitte IP-adresser (IP white-listing). All kommunikasjon mellom komponenter krypteres med TLS v1.2.

FAQs

Basic

Pro

Webinar
Arkivintegrasjon mellom Visma TendSign og Documaster

Documaster tilbyr en frittstående arkivkjerne med integrasjoner til en rekke fagsystemer. Vår løsning sikrer at all arkivering skjer mest mulig automatisk og i henhold til Noark 5 standarden.

I dette webinaret viser vi frem integrasjon mellom Visma TendSign og Documaster Arkiv. Her kan du se hvordan alt arkivverdig arbeid i fagsystemet lagres i arkivet mens du jobber. 

Agenda:

  1. Introduksjon av integrasjonen – Hensikt, målbildet og arkivbehov
  2. Funksjonell og teknisk beskrivelse – Hva arkiveres og hvordan
  3. Support og brukerstøtte
  4. Demo av Visma TendSign
  5. Demo av Documaster

Se webinar

Kontakt oss

Ønsker du mer informasjon eller et møte for å få mer informasjon om integrasjonen? Vi hører gjerne fra deg.