En stor utfordring ved kommunesammenslåinger er avslutning og deponering av gamle og tunge saksbehandlings- og fagsystemer. Dette bunner i krav i Arkivforskriften om å holde arkiver etter opprinnelig opphav og avlevere dem ved avslutning av offentlige organer. Dette kravet vil også gjelde ved alle større omorganiseringer, og skaper masse trøbbel og store utgifter for alle involverte. Men er det egentlig nødvendig å gjøre det så komplisert?

Stadig flere virksomheter etterspør frittstående arkivløsninger. Motivasjonen er ofte at man ønsker å ta kontroll på den økende informasjonsmengden, gjøre seg uavhengig av kildesystemene som produserer innhold til arkivene, eller at man ønsker å avvikle et eller flere utrangert forretningssystemer ("fagsystem"). Ikke minst er dette noe som har blitt ytterligere aktualisert ved innføring av den nye GDPR lovgivningen som nettopp stiller krav til kontroll på data på tvers av datakilder og kunne gi innsyn i disse.

Den årlige undersøkelsen om arkivholdet i norske kommuner (også kalt "kommuneundersøkelsen") ble publisert denne uken. Dette er 7. gang Arkivverket utarbeider undersøkelsen som skal gi et overordnet bilde av arkivholdet, rutiner og oppfølging av regelverk blant norske kommuner.

 « Et arkiv skal ikke bare være et sted hvor  man dumper alt man er ferdig med!» Jean-Philippe Caquet (43)

Documaster har fått en ny nerd på laget. En arkivnerd denne gangen.

Jean-Philippe har startet som arkivfaglig rådgiver hos Documaster, han har tidligere jobbet i Statsarkivet i Trondheim, og i Trondheim kommune. Han har jobbet med Documaster fra kundesiden, og var med å utvikle første versjon av Documaster Arkiv til digitalisering av byggesaker i Trondheim kommune. Caquet deler Documasters filosofi om at det er hensiktsmessig å dele sak og arkiv.

 Vår nye CEO, Anders Johnsen ble utfordret av Effektiv Velferd på hva som kjennetegner en vellykket digitaliseringsprosess og hvilke fallgruver man bør tilstrebe å unngå. Dette var hva han svarte...

2017 har vært et meget intensivt og spennende år for Documaster og sammen med kunder, potensielle kunder og samarbeidspartnere, en fantastisk reise som har bydd på mange oppturer. Vi vil benytte anledningen til å gi en liten oppdatering av noen utvalgte høydepunkter fra året som har gått, og som vi håper gir både trygghet og tillit for at Documaster vil være en viktig partner i årene som kommer.

Alle som har jobbet innen IT eller med IT- løsninger en stund husker garantert hysteriet rundt overgangen til år 2000. Millennium-feilen (Y2K) ble fenomenet kalt, og handlet om at datamaskiner ikke var i stand til å håndtere overgangen fra tosifrede årstall til firesifrede årstall. Frykten var at data-beregning av tid og varighet ville bomme med 100 år og skape fullstendig kaos og dertil høye kostnader.

In business, people speed-read e-mails, reports, articles, publications, etc. and instantly understands what is relevant to themselves.

Try to think about the intellectual processing needed to do this kind evaluation; a person needs to understand the language of the text, and they need to understand the content and context of each sentence. They also need to understand the goals and priorities of the business and apply it to their evaluation. In addition, a person must be motivated, fed and filled with several liters of coffee every day.

Imagine using a computer to perform the same evaluation and let the machine decide what is important to you; How would you program it to do this task?

Have you considered the fact that future generations might have little to no record of the 21st century? It sounds kind of dramatic but the threat of not being able to access obsolete digital data is very real.

Det nærmer seg valg og sjeldent har digitalisering vært mer fremtredende på politikernes agenda enn nå. Etter å ha hørt de første partilederdebattene fra Arendalsuka er det liten tvil om at digitalisering i offentlig sektor blir et sentralt tema i årets valgkamp. Vi gir noen innspill til hva vi ville ha priorietert høyt i "vårt partiprogram"