Enklere saksbehandling og arkivering hos Østfold Energi

quote

 

"Fordi Østfold skulle over til Office 365 så de muligheten til å gå over til enklere saksbehandling og arkivering fra teams, hvor de faktisk skal produsere dokumentasjon. Dette er kostnadsbesparende for oss, men også enklere for de ansatte som slipper avansert saksbehandling"

 
Jon Christian Hansen
Application Manager i Østfold Energi

Østfold Energi sin Documaster løsning

3_archive_orange
ARKIV

Documaster Pro skyløsning

Data harvest
DATAFANGST 

                            Office 365

2_decommision_orange
MIGRERING
ePhorte, Public 360 
 

Utfordring

Østfold Energi skulle over i skyen med Office 365, og i den anledning ønsket de en enklere og mer kostnadseffektiv løsning for arkivering.

Various Niche Systems

We have a variety of niche systems and case managements in the municipality where the municipality does paper archiving because the niche system itself does not fulfill the standard for archiving. Among the niche systems are child care, social security, health and care services. There are additional fields with no niche system that are in the process of discontinuing paper archiving for their services, such as intermunicipal emergency wards and the lawyer of the municipality.

Simple System

Vi needed an archive body in a closed-off zone which ensured that all information was stored electronically in an approved manner, and which was not accessible for others than those handling the documents (need to know). It can be challenging to get the organization to understand the requirement for archiving and what material is worth archiving. For this reason it is important to have a simple system for storage. Ringerike was quick to aspire to one single archive body for a closed-off zone. In order to fulfill the requirements for digitalizing, one needs good solutions that are in accordance with the law.

Løsning

"Østfold Energi har et mål om å ta i bruk Office 365 og Sharepoint (inkl. Windows 10), som gir oss en moderne og effektiv samhandlingsplattform fremover," sier Jon Christian Hansen, Application Manager i Østfold Energi.

Vi ønsket å finne et arkivsystem som på best mulig måte  «snakker sammen» med den plattformen vi skal ta i bruk, og som samtidig ivaretar alle historiske data, (fra ePhorte og dagens 360) i tillegg til at det er intuitivt, enkelt og med god søkbarhet.

Utgangspunktet til Østfold Energi var at de brukte Public 360 og IFS på saksbehandling og dokument administrasjon. I tillegg hadde de historisk arkiv fra ePhorte.

Fordi Østfold skulle over til Office 365 så de muligheten til å gå over til enklere saksbehandling og arkivering fra Teams, hvor de faktisk skal produsere dokumentasjon.

"Dette er både kostnadsbesparende for oss, men også enklere for de ansatte som slipper avansert saksbehandling, " sier Jon Christian Hansen

Nå samler vi alt av dokumentasjon i en løsning, også historisk dokumentasjon fra ePhorte og Public 360. Det er optimalt for oss.

Documaster er en veldig fleksibel løsning, vi kan få inn de kildene vi ønsker, og det er lett å få gehør for våre synspunkter, fortsetter han. Han skryter av Documasters faglige kompetanse, og er godt fornøyd med gjennomføringen av prosjektet. Østfold hadde fokus på enkel klassifikasjon, for å gjøre det er enkelt for de ansatte å vite hvor de skal arkivere. Opplæring av ansatte gikk på halvannen time fordi Documaster er enkelt å bruke, og har et godt søk som gjør historisk arkiv lett å gjenfinne.

På sikt ønsker vi å få til en mer automatisk arkivering mellom Office 365/Teams og Documaster for å forenkle arkiveringen for brukerne.