Løsning
"Østfold Energi har et mål om å ta i bruk Office 365 og Sharepoint (inkl. Windows 10), som gir oss en moderne og effektiv samhandlingsplattform fremover," sier Jon Christian Hansen, Application Manager i Østfold Energi.
Vi ønsket å finne et arkivsystem som på best mulig måte «snakker sammen» med den plattformen vi skal ta i bruk, og som samtidig ivaretar alle historiske data, (fra ePhorte og dagens 360) i tillegg til at det er intuitivt, enkelt og med god søkbarhet.
Utgangspunktet til Østfold Energi var at de brukte Public 360 og IFS på saksbehandling og dokument administrasjon. I tillegg hadde de historisk arkiv fra ePhorte.
Fordi Østfold skulle over til Office 365 så de muligheten til å gå over til enklere saksbehandling og arkivering fra Teams, hvor de faktisk skal produsere dokumentasjon.
"Dette er både kostnadsbesparende for oss, men også enklere for de ansatte som slipper avansert saksbehandling, " sier Jon Christian Hansen
Nå samler vi alt av dokumentasjon i en løsning, også historisk dokumentasjon fra ePhorte og Public 360. Det er optimalt for oss.
Documaster er en veldig fleksibel løsning, vi kan få inn de kildene vi ønsker, og det er lett å få gehør for våre synspunkter, fortsetter han. Han skryter av Documasters faglige kompetanse, og er godt fornøyd med gjennomføringen av prosjektet. Østfold hadde fokus på enkel klassifikasjon, for å gjøre det er enkelt for de ansatte å vite hvor de skal arkivere. Opplæring av ansatte gikk på halvannen time fordi Documaster er enkelt å bruke, og har et godt søk som gjør historisk arkiv lett å gjenfinne.
På sikt ønsker vi å få til en mer automatisk arkivering mellom Office 365/Teams og Documaster for å forenkle arkiveringen for brukerne.
