Harvester utvinner informationen ur gamla system och avslutar massor av licenser

Svenska kommuner skulle spara minst 20 miljarder på att stänga gamla system

Kenny Persson har arbetat med att utvinna låst information ur gamla system där informationen varit inlåst. Många av systemen har för länge sedan passerat sitt bästa-före-datum men har hållits i gång och kostat licensavgifter eftersom det varit för kostsamt och besvärligt att flytta informationen till moderna system.

Kenny såg problemet som fortfarande är vanligt förekomman de och kostsamt. Totalt beräknas dessa licensavgifter kosta svenska kommuner mer än 20 miljarder. Han bestämde sig för att göra något åt det och skapade 2020 den första versionen av Harvestern. Sedan dess har den successivt utvecklats efter önskemål från kunder. Nu börjar allt fler kunder använda Documaster Harvester själva utan att det är Documaster eller någon annan konsult som sköter det.

– Jag blev frustrerad av all handpåläggning när vi skulle gräva fram information ur gamla databaser. Då tänkte jag att det är rätt likartat arbete som upprepas en massa gånger varför det borde vara enklare att bygga ett verktyg som klarar av detta. Sedan har Harvester utvidgats allteftersom det ställts inför nya utmaningar. Idag har vi flyttat över information i ett femtiotal system till moderna system, säger Kenny.

Rent tekniskt handlar det om att hitta all intressant metadata och migrera in den i ett modernt system. Till en början krävs lite handpåläggning för att hitta all relevant information. Men när detta är gjort körs informationen in i Harvestern. Sedan står den och tuggar i några dagar, ibland någon vecka. Tidsåtgången handlar inte enbart om omfånget på systemet utan också om hur informationen är strukturerad. Men det går att utvinna informationen ur i princip alla gamla system.

ThomasD

– Det har varit DB2, Oracle, Sybase, ja till och med information ur stordatabaser från sextiotalet som flyttat över i en modern miljö och det har alltid funkat. Även om det ibland varit lite detektivarbete inledningsvis, inflikar Thomas Danielsson, produktansvarig på Documaster.

” Det har varit DB2, Oracle, Sybase, ja till och med information ur stordatabaser från sextiotalet som flyttat över i en modern miljö och det har alltid funkat.”

– Från att Harvester togs fram som ett verktyg för att göra processen för informationsinhämtning smidigare och effektivare har det blivit ett verktyg som många kunder börjat använda själva. Därför har vi fått anpassa användarvänligheten och göra verktyget mer pedagogiskt, påpekar Kenny.

” Från att Harvester togs fram som ett verktyg för att göra processen för informationsinhämtning smidigare och effektivare har det blivit ett verktyg som många kunder börjat använda själva.”

Men det finns ändå lite utmaningar i all information som konverteras till nya, effektivare plattformar.

– Exempelvis journalsystem kräver ofta att en del information som exempelvis namn och bilder inte är offentliga för alla utan beror på vilken accessnivå användaren har. Då ska denna information mörkas för de med lägre accessnivå. Men vi har hittat bra rutiner för det också, svarar Kenny.

De oftast förekommande systemen som vi hämtar information ur är de miljösystem som många kommuner använder, men också HR-system samt journalsystem. Användningsområdena blir hela tiden bredare och vi kommer nog att hitta en del nya områden vartefter. Gemensamt för dem alla är att det handlar om information som låsts in av ett tidigare system och där det inte funnits något enkelt sätt att plocka ut informationen. Gamla affärssystem kan nog bli ett viktigt område då mycket sådan information är inlåst.

Vad är då nästa steg i utvecklingen?

– Mycket av informationen i dagens databaser och affärssystem hamnar någonstans i molnet. Vi behöver snart kunna komma åt informationen när det är dags för uppgraderingar. Det gäller såvida det inte finns fungerande exportfunktioner som gör det möjligt att flytta informationen vidare, avslutar Thomas.