BE OM DEMO
Innebygd Arkivering - Strategier for gjenfinning

Trenger du et eget system for å samle bedriftens viktigste dokumentasjon?

Lena Riis
06.01.21 15:35

Har du en stadig økende datamengde parallelt med at du mister oversikten over hvor du kan finne dokumenter du vet finnes et sted? Hvorfor er ikke mappestruktur, Google drive, SharePoint, eller Teams nok?

I en jungel av systemer som allerede brukes av bedriften trenger man virkelig et til? Ja, vi mener at det er akkurat derfor du trenger et Document Management system. I en vanlig bedrift i dag produseres mengder av elektronisk dokumentasjon (e-poster, løsningsbeskrivelser, kontrakter, tekniske tegninger, prosjektplaner osv). Hva er viktig å ta vare på, og hvor skal du lagre det? En gjennomsnittlig bedrift bruker ofte flere titalls software-systemer for å støtte ulike forretningsprosesser, i tillegg til Officepakken med tilhørende filstruktur. Noen er på god vei over i en skybasert verden, hvor man bruker Office 365 i skyen, med Sharepoint og Teams. Hvordan skal du vite hvilke system som produserte dokumentasjonen du trenger, hvor må du lete ?

I klassiske filstrukturer (mapper) ligger ting ofte dobbelt og det er vanskelig å finne, selv med søk. Noen filer hører ofte hjemme i flere dimensjoner, og da er det vanskelig med mapper. En presentasjon kan høre til under både kundemappen, presentasjonsmappen, prosjektmappen osv.

Den pågående pandemien vi står i, Covid 19, har tvunget alle bedrifter og organisasjoner til å bli mer digitale i sin samhandling. Det er ikke uvanlig at det etter kort tid i en mellomstor bedrift er flere hundre teams-rom med tilhørende dokumentasjon. Er det nok å lagre dokumentasjonen for bedriften din i mapper, i teamsrom, eller i for eksempel CRM? Disse systemene er glimrende til samhandling, men er de gode til dokumentasjonsforvaltning? Nei, mener vi og kan gjerne vise deg hvorfor.

Grunnen til at vi har laget Documaster er fordi vi mener det er essensielt å gjøre en vurdering av hva som er kritisk dokumentasjon for akkurat din bedrift. (Her kan du lese mer om hvordan man gjør dette i praksis) Når du har gjort det, bør du sørge for å lagre den i et sikkert system som sikrer etterrettelighet (compliance), enkel tilgang og gjenfinning. Hva gjør du hvis du for eksempel skal ha revisjon? Eller det oppstår en rettslig tvist der du trenger dokumentasjon. Et godt document management system vil hjelpe deg med det. Vi har fokusert mye på å lage et system som ikke blir overlesset med unødvendig funksjonalitet. Ètt sted hvor du kan finne rett versjon av en kontrakt, ferdige tilbud, siste årsrapport, personalkontrakter, eller teknisk dokumentasjon.

Med Documaster holder det å tagge dokumentet med det som er viktig, slik at du enkelt kan finne tilbake til dokumentet på tvers av prosjekt, kunde osv. Kun ved hjelp av filtrering. Du må nesten se det for å skjønne det enkle og smarte ved det. På toppen av dette indekserer vi alle dokumenter som lagres slik at du kan søke igjennom tusenvis av dokumenter etter spesifikk informasjon eller dokumenter med stor presisjon.

Dokumenter kan lagres automatisk i Documaster ved hjelp av integrasjoner til systemer du allerede bruker, eller du kan enkelt drag-and-drop inn i Documaster. Har du filer som ligger gjemt i gamle systemer, så kan vi migrere det inn i Documaster. Vi kan også hjelpe deg å bli kvitt papirarkivene en gang for alltid.  

Ved å ta kontroll på hva som er viktig dokumentasjon, og bestemme deg for en master hvor det skal ligge, er du kommet langt. Neste punkt da er å sørge for at systemet er enkelt å bruke, og har nødvendig funksjonalitet for tilgangskontroll. Nysgjerrig? Ta en prat med oss. Vi brenner for dette temaet og snakker gjerne med deg om hvordan du kan løse disse utfordringene i din bedrift. Og det trenger ikke være dyrt og komplisert, men du må ta noen valg om hva som er viktigst å ha kontroll på - så ordner vi resten.

A Great Offer, Just a Click Away

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit

Abonner på nyheter

Kommentarer (1)