«Dette prosjektet er IKKE et arkivprosjekt», sa hun glødende engasjert fra talerstolen. «Vi skal fokusere mindre på kvalitetssikring og mer på kontinuerlig forbedring av saksbehandlingen».
Ordene kom fra seksjonssjef for dokumentasjon og arkiv i en av Norges aller største statlige virksomheter.
Implementering av ny noark-løsning var ikke et arkivprosjekt. Det var et prosjekt for forbedring av saksbehandlingen.
Denne aktuelle virksomheten holder nå på å bytte ut sin Noark4-løsning med en Noark5-løsning. Hun kunne videre fortelle at de hadde bestemt seg for at arkiv ikke skulle være fokus, men at saksbehandlere og ledere var målgruppen for anskaffelsen.
Alt dette er i og for seg helt fine utsagn. Bortsett fra at temaet for foredraget var fornying av Arkivtjenesten. Seminaret het «Arkivtjenesten under omorganiseringer». Arrangør av seminaret var Norsk Arkivråd, og hun snakket om en anskaffelse av en løsning basert på norsk arkivstandard (NOARK). Hvis arkivfolkene selv ikke ønsker å ha fokus på arkivfaget, hvem skal da ha det?
Jeg er enig med seksjonssjefen i mye, men det er også ting jeg er uenig i, og som gjør meg bekymret for arkivfaget. Spesielt bekymringsverdig er at det settes likhetstegn mellom det som tidligere het Noark-komplett i Noark 5-standarden (og som på folkemunne kalles sakarkiv) og arkiv. Og at når det snakkes om fremtiden til arkiv så snakkes det om fremtiden til sakarkivløsningene.
Konsekvensen er at fremtiden til arkivtjenesten blir å implementere saksarkivløsninger for saksbehandlere og ledere. Disse sakarkivløsningene skal ha fokus på forbedring av saksbehandlingen og ikke arkiv.
Det positive er at dette kan løses på en enkel måte. Første steg er å definere noen klare og tydelige skiller mellom hva som er saksbehandling og hva som er arkiv. Deretter kan saksbehandlerspesialistene spesialisere seg på saksbehandling og arkivspesialistene spesialisere seg på arkiv. Det er slik Noark-standarden muliggjør, og den nye revisjonen av Noark-standarden fremtvinger.
Så la meg gjøre et forsøk på å forklare hva som er forskjellen på saksbehandling og arkiv og vise hvor forskjellige krav som stilles til de to forskjellige fagområdene, og derfor hvorfor det er viktig med spesialisering.
Det finnes faktisk i dag en «saksbehandlingslov» for offentlig sektor. Den heter Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (kalt Forvaltningsloven). I utkastet til ny lov heter den Lov om saksbehandlingen i offentlig forvaltning.
Formålsparagrafen til forslaget til ny forvaltningslov sier: Loven skal legge til rette for at forvaltningens saksbehandling er god, tillitsskapende og effektiv. Altså er det tre ting som er viktig med saksbehandling:
Forvaltningsloven beskriver måten du skal gjennomføre saksbehandling på for å sikre disse tre punktene. Jeg skal ikke gå i detalj her, men i grove trekk går saksbehandling ut på én ting – å fatte beslutninger (som oftest kalt enkeltvedtak). Prosessen frem til en beslutning er ofte noe ala dette:
Som saksbehandler plikter du å starte denne prosessen med en gang søknad mottas. Du skal samtidig informere om hvor lang tid du kommer til å bruke (der det ikke allerede er bestemt i lov eller forskrift). Hva skjer hvis du blir forsinket (feks. unngår å betale gebyr, eller mest sannsynlig får en beskjed om at saksbehandlingsprosessen er forsinket).
Forvaltningsloven sier altså noe om hvordan du som saksbehandler skal jobbe. De faglige vurderingene du tar er derimot basert på fagspesifikke lover og forskrifter. Jobber du i Miljødirektoratet er det Forurensningsloven du er opptatt av, mens de i Plan og bygningsetaten er mest opptatt av Plan og bygningsloven.
Altså kan man si at Forvaltningsloven sier noe om rammene for hvordan man kommer frem til et vedtak, mens fagspesifikk lov sier noe om innholdet og den faglige vurderingen i vedtaket.
I de faglige vurderingene er det ofte mange lover og forskrifter som må avsjekkes, og det kan også være flere forskjellige lover og forskrifter som er av interesse. Hvilke lovhjemler som er aktuelle i de forskjellige prosessene avhenger også ofte av hvilke beslutninger som fattes underveis i prosessen. Dette er det som kalles et beslutningstre. Og du vet aldri hvordan dette treet vil se ut før etter saksbehandlingsprosessen er gjennomført.
Jobber du med saksbehandling i Miljødirektoratet kan denne prosessen se slik ut:
Et godt saksbehandlingsverktøy skal gi saksbehandleren støtte i hele denne prosessen. Verktøyet må bidra til at saksbehandler fatter et vedtak som er av god kvalitet og gir tillit til forvaltningen på en så effektiv måte som mulig. I praksis betyr det at verktøyet (programvaren) må inneha funksjonalitet som:
Hele denne prosessen er orientert rundt å gi søker en best mulig opplevelse i møte med offentlig forvaltning. Saksbehandlingsprosessen kan ofte være eneste møtet innbygger har med offentlig sektor. Derfor er innbyggers opplevelse av saksbehandlingsprosessen helt avgjørende for om innbygger har et positivt inntrykk og god tillitt til deg, din etat og offentlig sektor.
Det er også verdt å tenke på at du og den offentlige virksomheten sitter på nøkkelen til det den som søker har aller mest lyst å få tak i. Altså forskjellige typer tillatelser, fritak fra forskjellige typer gebyrer, lover og forskrifter, forskjellige typer dispensasjoner osv. Dette gjør at det er enda viktigere for dere å ha en saksbehandlingsprosess og -verktøy som gir søker en best mulig opplevelse.
Formålsparagrafen til Arkivlova sier «Føremålet med denne lova er å tryggja arkiv som har monaleg kulturelt eller forskingsmessig verde eller som inneheld rettsleg eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at desse kan verta tekne vare på og gjorde tilgjengelege for ettertida». Altså er det to ting som er spesielt viktig for et godt arkiv:
Det betyr at arkiv sitt fokus er at saksbehandlingsprosessene dokumenteres, bevares for ettertiden og at all relevant informasjon er tilgjengelig for de riktige folkene.
Om saksbehandlingsprosessen er av god kvalitet, er tillitsskapende eller effektiv er derfor ikke arkiv sin primæroppgave. Det er likevel viktig at et godt arkiv fanger dokumentasjon sømløst og uforstyrrede for saksbehandler, samt tilgjengeliggjør all relevant informasjon der det trengs i saksbehandlingsprosessen. Det betyr at arkivløsningen må inneha følgende funksjonalitet:
Kravene til god saksbehandling og god arkivering er som du ser meget forskjellige. Både med tanke på kompetanse og programvare.
Min bekymring er at hvis arkivfolk selv mener at fremtiden til arkivfaget er å fokusere mer på saksbehandling, og mindre på arkiv, så vil både arkivløsningene og saksbehandlingsløsningene bli dårligere.
Suboptimalt for både saksbehandlerne og arkivet.
Målet til seksjonslederen var å gi saksbehandlere og ledere et verktøy for å utføre jobben sin på en best mulig måte. Men det er ikke arkivløsningen som bør være det verktøyet, men saksbehandlingsløsningen.
Jeg er overbevist om at det er best at vi arkivmennesker rister av oss den identitetskrisen jeg føler råder blant noen i faget vårt. At vi rendyrker arkiv, og jobber målrettet mot å lage best mulige løsninger for å sikre at vi bevarer og tilgjengeliggjør dokumentasjon for ettertiden.
Samtidig må fagfolket og saksbehandlingsspesialistene fokusere på å lage løsninger som gir enda bedre kvalitet, mer effektiv og tillitsskapende saksbehandling innenfor sine fagområder.
Dette kalles spesialisering.
Som er samme prinsipp som ligger til grunn for at kirurger heller bruker dette..
..som verktøy til operasjoner, fremfor dette..
Og at du pakker dette..
..når du skal på fjelltur, og ikke den gode gamle alt-i-en allværsjakka…
Disse Bloggene innen Noark 5
Kommentarer (1)