Hva betyr ny Noark standard?

23.01.19 20:45

Hva betyr ny Noark standard?

1. desember kom riksarkivet med versjon 5 av NOARK 5 stanadarden. Dette er den største revideringen av den norske arkivstandarden på et tiår. Dokumentet som beskriver NOARK er redusert fra 450 til 120 sider.

Hva betyr det for markedet? 

Mange av de valgfrie kravene som handlet om fagsystemer er fjernet, og NOARK handler nå kun om å standardisere arkiv.

Erik Andås, seniorrådgiver i Documaster, er godt fornøyd.

-    Endringene er et eneste stort gode. Standarden er forenklet og spisset mot det den egentlig skal være. Det som er beholdt er i stor grad det samme, men også her er enkelte detaljer bedret. Stor kudos til Riksarkivet!

Espen Nergaard, salgssjef hos Documaster, er enig med Andås:

-      Jeg er veldig positiv til endringene. De som driver med saksprosesser kan nå bli bra på det de driver med, og det samme gjelder de som jobber med arkiv.

I de gamle systemene ble en saksbehandler samtidig delvis arkivar. Saksbehandlingsdialogen lå rett oppå arkivet, saksbehandleren måtte opprette sakene, opprette journalpostene, og gjerne legge inn metadata.

-    En saksbehandler skal ikke ha behov for å forholde seg til prosesser som tilhører arkivet. Det skal arkivsystemet håndtere. Når sak og arkiv ikke er splittet er alt mikset sammen og saksbehandler må også forholde seg til arkivdata. Ved å skille ut arkivet som et eget system kan saksbehandlerne jobbe utelukkende med prosesser innen sitt fagfelt. Arkivet skal være forbeholdt arkivarer, sier Andås.

Et skille legger også bedre til rette for at hvis kommunen ønsker å skifte ut saksbehandlingssystemet, kan de beholde arkivet sitt. Eller omvendt, bytte ut arkivet og beholde fagsystemet.

Allerede i 2008, da den første utgaven av NOARK 5 kom, la riksarkivet opp til at statlige virksomheter kunne skille sak og arkiv. Men endringen har i liten grad skjedd i praksis. Koblingen mellom sak og arkiv har overlevd i form av valgfrie krav som har ligget inne i NOARK-standarden, dette gikk under navnet NOARK komplett. Når kommuner og statlige virksomheter la ut anbud, har de sett på den komplette NOARK standarden – obligatoriske og valgfrie krav – med det resultat at 99 % av alle arkivanskaffelser ender opp som en anskaffelse av en NOARK-komplett løsning, altså at kundene fortsatt søker etter systemer hvor saksbehandling henger sammen med arkiv.

Fra nå av blir det vanskeligere for kommunene å vektlegge dette, simpelthen fordi det ikke lenger er i standarden. Erik Andås mener at den nye versjonen av NOARK stiller større krav til anbudsgivere, siden standarden er kun rettet mot arkivet. Hvis kommunen skal ha en løsning med saksbehandling og arkiv i ett, må de selv definere denne.

-    Vi håper at anbudsgiverne nå i større grad enn før beskriver behovene sine innenfor de ulike faggrenene, i stedet for å kopiere inn de valgfrie kravene fra NOARK. Hvis anbudsgivere gjør mer av det, kan det tenkes at de blir sittende igjen med løsninger de blir mer fornøyde med, sier Andås.

Espen Nergaard har jobbet med anbud fra kommuner innen arkivsektoren i mange år. Han opplever at både konkurransegrunnlag og kravspesifikasjoner i stor grad er kopierte, ikke fra en enkeltkilde, men typisk sakset og satt sammen fra forskjellige kilder. Av og til kan han se på anbudene hvor de er kopierte fra. Hvis kommuner fortsetter med denne praksisen etter 16.desember 2018, vil store deler av kravene de stiller til arkivsystemet ikke finnes i NOARK. Hvis de da i tillegg krever at systemet skal være i samsvar med siste versjon av NOARK, som er vanlig å kreve, ser Nergaard for seg at det kan oppstå komplett forvirring rundt hva kundene faktisk vil ha.

-    Jeg forventer en overgangsfase hvor anbudene i stor grad er uendret. Det blir spennende å se hva som skjer etter den fasen. Det finns allerede hederlige unntak, som Asker og Trondheim. De to kommunene gjorde veldig godt grunnarbeid, og de har nå frittstående arkiv. Jeg håper at den nye endringen fører til at flere kommuner gjør som dem, altså å sette seg ned og gjøre en grundig kartlegging av egne behov og ikke bare kopiere andres.

NOARK komplett er komplett borte, men arkivdelen av NOARK er i liten grad endret. Enkelte detaljer er bedret, og også her opplever Documaster at endringene er til det positive.

-          Partsbegrepet er bedret. Tidligere var det rigide rammer for hvem som kunne være part i en sak, hadde man en rolle som ikke var innenfor, gikk det ikke an å opprette personen som part i saken. Nå er dette mindre stringent. Det er også åpnet for at forskjellige journalposter som tilhører samme sak kan ha forskjellige parter, forklarer Andås.

Espen Nergaard sier:

-          Det lå en del begrensninger inne i den forrige versjonen av standarden. Men de er løst opp i, og det er Documaster fornøyde med, mest mulig fleksibilitet er best for oss. Færre krav reduserer inngangsbarrierene, vi kan få inn nye aktører både på arkiv og sak, noe jeg tror er kjempepositivt for nyskapingen i dette markedet.     

 Frykter dere ikke økt konkurranse?

 -          Nei, vi liker konkurranse, det pusher oss videre. Og dette markedet trenger mer konkurranse, problemet har vel heller vært at for få leverandører har vært interesserte, få nye har kommet inn og markedet har vært satt. Det offentlige norske markedet består av mange små kunder, en typisk norsk kommune har 3000 innbyggere, og de største internasjonale aktørene fokuserer helst på store kunder, som stater. Manglende konkurranse har bremset innovasjon og nytenking, forteller Nergaard.

 Hva gjenstår før NOARK er perfekt?

Erik Andås ser fortsatt begrensninger i klassifiseringssystemet.

-          Slik det er i dag er klassifikasjon en del av arkivstrukturen i NOARK 5. Og klassifikasjon kan kun settes på «mappe2 og «registrering». Optimalt sett burde klassifikasjon vært løsrevet fra strukturen. Det bør åpnes for å sette klassifikasjon på alle nivåer av den arkivstrukturen som opprettes. Man bør kunne benytte så mange klassifikasjonssystemer man har bruk for, på alle nivåer av arkivstrukturen. Dermed blir arkiv i stand til å motta og opprette metadata på en rik måte.  Det ville vært en naturlig videreutvikling av standarden for arkiv i Norge. 

Espen Nergaard savner en god integrasjonsstandard. Hvis riksarkivet lykkes, og stadig flere kommuner skiller sak og arkiv, blir det større behov for integrering mellom systemer fra ulike leverandører. Og dette finnes det ikke en standard for.

-          Den standarden som brukes mye i praksis er GI (GeoIntegrasjonsstandarden), men den har enkelte mangler og man risikerer å tape en del essensiell informasjon hvis man bruker denne. Så da ender man opp med at aktører lager egne integrasjonsgrensesnitt. Når markedet lager sine egne standarder får du proprietære systemer og datainnlåsing, og det er motsatt av det vi i Documaster ønsker oss.

 Les også  5 egenskaper du skal se etter ved valg av frittstående arkiv

Subscribe by Email

No Comments Yet

Let us know what you think