Ta kontroll på dokumentasjonen

Ta kontroll før kaoset får overtaket?

Lena Riis
11.03.22 10:12
Mens bedrifters overgang til skytjenester har vært et stort skritt fremover i dokumenthåndtering, hersker det fortsatt kaos i hvordan man tar vare på dokumentasjonen, hevder Ruben Nøttveit i Sopra Steria. Så hva bør de gjøre for å få kontroll?

Det er ingen hemmelighet at vi i Documaster har noen ideer om hvordan dokumenter skal håndteres og oppbevares. Men hva mener de uavhengige ekspertene på området? Og hvordan er situasjonen for dokumenthåndtering i bedrifter i dag? Vi spurte direktør og leder for bedriftsrådgivning i Sopra Steria Bergen, Ruben Nøttveit.

Å bruke skytjenester for å håndtere og lagre dokumenter har vært en betydelig forbedring, sier Nøttveit. "Både fordi det gjør det lettere å samarbeide sømløst på tvers av teamet og fordi dokumentene da i det minste er lagret et sted som er søkbart og tilgjengelige for andre enn bare dokumenteieren."

Det er likevel en lang vei å gå, ifølge direktøren. For selv om selskapet nå lagrer dokumenter i skyen, vil det ofte bruke flere ulike tilnærminger. Nye team-medlemmer og samarbeidspartnere vil komme inn, gamle team-medlemmer vil forsvinne, systemet vil bli brukt inkonsekvent, og dokumentbunken vil hope seg opp over tid og bli for kaotisk.

Strukturér det som er viktig – kvitt deg med resten

Jeg tror det første et selskap som opplever dokumentkaos bør gjøre, er å kategorisere filene sine i forretningskritiske eller ikke-kritiske. Hvilket dokument må du beholde for senere bruk? Det første steget bør være å få orden på dem, sier Nøttveit.

Han tror mange selskaper overvurderer verdien av gammel informasjon, holder interne presentasjoner, notater og utdaterte journaler. Dette gjør opprydding til et mer utfordrende prosjekt, og det gjør det vanskeligere å opprettholde en struktur fremover.

Når du prøver å finne en struktur for å kategorisere dokumenter, anbefaler han å sette deg inn i behovet til personene som skal bruke systemet: Hvordan søker de etter info? Hvilke søkeord bruker de? Hvordan er arbeidsprosessene deres? Hvilke arbeidsprosesser skaper hva slags dokumenter?

Minimer det manuelle arbeidet

Imidlertid vil den smarteste strukturen i verden ikke gjøre noe godt hvis den ikke er riktig vedlikeholdt og brukt på nye dokumenter. Jo flere som håndterer og lagrer dokumenter,  jo mer må du gjøre manuelt for å sortere dem riktig, og jo høyere er risikoen for kaos.

Akilleshælen for dokumenthåndtering er prosessen fra dokumentet opprettes til det er lagret. Hvor mye må gjøres manuelt? Hvor mye kan gjøres feil? Den hellige gral er en helautomatisert kategorisering, sier Nøttveit.

Etter å ha sett mange selskaper gå gjennom enorme oppryddings-prosesser som prøver å få kontroll over journalene sine, tror han en av de vanligste fallgruvene er å undervurdere viktigheten av brukeropplevelsen når du merker eller sorterer dokumentene.

Hold oppryddingen proporsjonal

Han anbefaler også et grundig business case før du starter en omfattende omstrukturering eller endring av lagringsløsning: Hvor mye tid bruker du på å lagre og gjenopprette dokumenter? Hvor mye penger kan du tape hvis du ikke har kontroll? Hvor mye av postene dine er forretningskritiske?

For noen er det kanskje ikke nødvendig å gå «all in» umiddelbart. Kanskje du bare må få orden på de absolutt kritiske dokumentene. Kanskje du kan starte med én kategori og ta den derfra. Eller kanskje du kan la dine eksisterende dokumenter være som de er, og bare si at «fra nå av er dette vårt system», forklarer Nøttveit.

"Men én ting er sikkert: Dette er noe alle selskaper bør tenke gjennom, og jo før, jo bedre - før kaoset får overtaket."

fra legacy til documaster


 

 

A Great Offer, Just a Click Away

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit

Det kan hende du også liker

Disse Bloggene innen digitalisering

Abonner på nyheter

No Comments Yet

Let us know what you think