BE OM DEMO
Digitalisering av betygsprocessen sparar miljoner i varje kommun

Digitalisering av betygsprocessen sparar miljoner i varje kommun

Ida Jahnsen
May 6, 2022 2:26:14 PM
Esbjörn Grandalen är processledare på Västerviks kommun. Efter ett antal år som utvecklingschef inom skolan men också som utvecklingsledare i hemkommunen har han varit djupt delaktig omvandlingen till föregångskommun inom området digitala tjänster. Tillsammans med Documaster och Enigo har Västervik nu utvecklat ett system för elektronisk signering och arkivering av betygsdokument.

Nu senast har han arbetat med digitaliseringen av skolbetygen. Ett begränsat område kan det tyckas men för lärare och skolledning är det ofta ett rent administrativt knepigt område som tar mycket energi två gånger om året. Sedan är det själva lagringen av betygen som är knepig. I Esbjörns hemkommun Västervik får kommunen omkring 2000 förfrågningar om gamla betyg årligen och det inte alltid är lätt att hitta dem. Ofta går det åt mycket tid och energi för att hitta alla dessa gamla betyg, kopiera dem och skicka ut dem samt kontrollera att personen som frågar efter dem har rätt att få ut dem. Sommartid brukar det dra ut på tiden rejält eftersom alla inte är på plats. Det vore så mycket enklare om de alla fanns samlade digitalt och den som behöver ett betyg kunde koppla upp sig, legitimera sig med e-legitimation och ladda ned sitt betyg.

Redan hanteringen inför och under själva betygssättningen är en väldigt stor tidstjuv för lärare, rektorer och administrativ skolpersonal. Alla betygsdokument som betygskataloger, terminsbetyg, slutbetyg, och exemensbevis ska nämligen signeras för hand i betygskatalogen av respektive lärare samt rektor. En del lärare far runt på olika skolor, ofta hemspråks- och slöjdlärare. Det kan därför vara lite knepigt att få tag i dem för att signera varje betyg i betygskatalogen som sedan ligger till grund för det individuella betyget. Därefter ska alla pappersbetyg skrivas under av rektor och eller mentorer (Här skiljer det sig lite åt mellan olika skolor). Det är inte utan att rektorer på större skolor klagar över åkomman ”betygsigneringshand” kring jul och sommaravslutning.

– Det är lätt att det blir fel i arkiveringen av de fysiska pappersbetygen efteråt. Skolor läggs ned och det är inte alltid alla gamla betyg hamnar i rätt arkiv. Det blir då och då ett riktigt detektivarbete att få fram rätt betyg till rätt person. En försiktig uppskattning ger vid handen att besparingen och effektiviseringen med ett digitaliserat betygssystem skulle bli cirka 1,2 miljoner per år i en kommun av Västerviks storlek och kanske 500 miljoner i hela Sverige. Alla betyg måste sparas och arkiven måste efterhand byggas ut vilket är kostsamt och samtidigt blir de allt större och svårarbetade, kommenterar Esbjörn. All denna hantering har naturligtvis också en betydande miljöpåverkan.

Så varför har inget vågat sig på att digitalisera betygshanteringen tidigare?

Svaret är att det tidigare uttryckligen stod i Skolverkets anvisningar att dessa betygsdokument, med undantag för betygskatalogerna ska signeras med ett egenhändigt undertecknande med papper och penna. År 2016 trädde en ny lag i kraft. Det var den så kallade eIDAs-förordningen som innebär att det finns ett allmänt krav på att en underskrift inte får avvisas enbart baserat på det faktum att den är elektronisk. Det innebär att praxis ändras, från att pappersdokument gäller om inte särskilda regler godkänner elektroniska dokument, till att elektroniska dokument gäller om inte särskilda formkrav förbjuder det.

Men sedan blev det till att leta upp alla tidstjuvarna i betygsarbetet för att hitta bättre lösningar. Det måste gå att signera flera dokument samtidigt så att det inte blir till att identifiera sig via e-legitimation för varje dokument. Vid en stor skola skulle det ta väldigt lång tid och dessutom slita hårt på mobiltelefonen eller tjänstedatorn.

För den som är på jakt efter ett gammalt betyg är det tänkt att fungera så att personen får identifiera sig med e-legitimation när som helst på dygnet för att därefter ladda ned det eftersökta betygsdokumentet.

– Besparingarna i pengar blir oerhört stora men dessutom kan ju arbetstiden användas mycket bättre än att leta upp gamla papper som ingen frågat efter på många år och som ibland kan vara svåra att hitta. Dessutom är hela proceduren är stor tidstjuv som tar dagar i anspråk från lärare och skolledning med sina krav på att lärarna måste signera alla dokumenten för hand. Men visst finns det de som varit tveksamma och gärna sett att någon annan går före. I en del fall har jag stött på dem som är oroliga över att användandet av din personliga e-legitimation i arbetet för skolan ska innebära risker för dina egna bankaffärer och annat. Man måste ha respekt för att inte alla kan så mycket om digitaliseringens möjligheter och begränsningar och då blir oroliga. Det är bara naturligt.

A Great Offer, Just a Click Away

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit

No Comments Yet

Let us know what you think