Digitala arkiv har sedan de dök upp för trettio år sedan underlättat livet för nära nog alla. Utvecklingen från underjordiska jättehallar med pappersfyllda plåtskåp där en sökning tagit dagar till digitaliserade system där resultatet levereras direkt på skärmen på sekunder är fantastisk. Nu öppnar ny teknik för AI, snabbare och lättillgängligare information. För att dra nytta av de nya möjligheterna måste informationen flyttas över till nya system.
– I takt med att många kommunala system förnyas behöver informationen flyttas över i nya system behövs effektiva verktyg för att utvinna, strukturera och lägga in i de nya systemen. Ofta handlar det om att tillgodose medborgarnas möjlighet att enkelt kan få tillgång till information via Internet. Men även informationen i alla ekonomi- och CRM-system som är inlåst behöver då och då flyttas över i nya system utan att det är kopplat till stora kostnader, kommenterar Thomas Danielsson som är produktansvarig på Documaster.
– En normal, svensk kommun har ju 200-250 olika system i organisationen där kanske 5-10 om året måste uppgraderas. Vår tanke när vi utvecklat ETL-verktyget har varit att det ska vara enkelt att göra överflyttningen själv. Av de system vi arbetat med har hittills ungefär hälften av kunderna valt att själva sköta migreringen av informationen in i de nya systemen men den andra halvan tagit hjälp av konsulter, fortsätter Thomas.
Många av de vanligaste ekonomi- och CRM-systemen har ofta låst in informationen
Det är som sagt inte bara digitala arkiv som måste migreras. Även olika ekonomi-, affärs- och CRM-system låser in data och där behövs system för att transformera in informationen i nya system. Några exempel på affärssystem som behöver ETL för att migrera data är Economa, Visma, Raindance, Fortnox och Agresso. Det kan också vara så att systemleverantören inte längre finns och då kan det också bli svårt att migrera informationen till nya system.
Svenska myndigheter tvungna att betala 20 miljarder i licenser för uttjänta system
Beräkningar visar att det i den svenska myndighetssfären handlar om minst 7 000 föråldrade system som kostar myndigheterna omkring 20 miljarder årligen i licensavgifter för att de inte kan föra över information till de moderna systemen men samtidigt måste kunna garantera åtkomst till informationen.
Lägg därtill framtidens möjligheter till AI eller artificiell intelligens som kan göra arkiven ännu mer intuitiva och snabbare så tycker många beslutsfattare att det är dags att växla upp med nya system som klarar jobbet smidigare och med mindre handpåläggning.
– Med hjälp av C-Archive har vi lyckats migrera information från alla datamiljöer som vi konfronterats med. Det bästa är då givetvis att lagra den återvunna informationen i öppna system så att situationen inte återuppstår i framtiden då en ny migrering kanske ska genomföras, avslutar Thomas.
