– Det er ingen ting støvete med arkiv!

Aktiv forvaltning

– Vi har jo vinduer og alt, sier Ingvild Korsnes Daasvand, med henvisning til det litt støvete inntrykket folk pleide å ha om fagfeltet hennes. Hun er fagleder for dokumentasjonsforvaltning i kommunen, og det blir raskt klart at ironien hennes er velplassert. I det åpne landskapet reiser både teknologer og dokumentasjonsforvaltere seg fra kontorstolene sine, og alle stemmer i budskapet til Ingvild om at arkiv og dokumentasjonsforvaltning har blitt en arena for innovasjon.

– God dokumentasjonsforvaltning skaper verdi. Det begynner folk endelig å skjønne.

Lørenskog kommune var tidlig ute med å forstå hvilket potensial som ligger i å se på arkiv som en aktiv forvaltning, fremfor en passiv lagring. Dette tankegodset får stadig flere følgere. Innad i fagmiljøene, der de ikke er redde for å bruke tekniske begreper, kalles dette gjerne for helhetlig dokumentasjonsforvaltningsstrategi. Men Ingvild foretrekker å bruke en enklere formulering når hun skal misjonere for denne tankegangen:

– "Tenk arkiv fra start!" pleier jeg å si, smiler hun.

For det er nettopp dét det handler om. At arkivering ikke skal være et siste punktum på slutten av dokumentenes lange reise gjennom kommunen. Nå skal arkivering, og mer generelt dokumentasjonsforvaltning, ha en plass ved bordet fra start til slutt. Det gir gevinster som kommune-Norge endelig har fått øynene opp for.

– Om man ikke har en tydelig strategi for dokumentasjonsforvaltning fra start, så skyver man bare problemene foran seg. Og da vokser de. Du får dårligere dokumentfangst, du får mindre flyt mellom systemene, og du må bruke mye større ressurser på å oppfylle kravene som til syvende og sist må oppfylles.

En bevisst strategi begynner ved anskaffelsen

Et viktig grep i Lørenskogs arbeid er at dokumentasjonsforvaltning tenkes inn allerede i anskaffelsesfasen.

– Vi sitter ofte i prosjektgrupper der nye fagsystemer skal tas i bruk. Allerede da stiller vi krav til at det skal være mulig å fange dokumentasjon og arkivere på en god måte.

Sammen med Documaster har kommunen vært med på å utvikle integrasjoner fra bunnen av.

– Hvis vi er litt modige og sier ja til å være betatestere, så får vi til noe sammen. Da blir det et produkt Documaster kan tilby til andre kommuner også. Det er jo litt kult det også!

Mange systemer, men lite søl

– I kommunen bruker man en lang rekke ulike datasystemer. Saksbehandlere innen bygg bruker helt andre systemer enn saksbehandlere i helsevesenet, som igjen bruker andre systemer enn i barnevernet. Og alle produserer dokumenter i ulike formater og former. Det er når alt dette skal fanges opp og forvaltes, at man virkelig ser magien i å ha en helhetlig strategi.

Når et nytt system skal anvendes i kommunen, blir nemlig avdelingen til Ingvild koblet på med én gang.

– Da setter vi oss ned sammen, og kartlegger hva som trengs. Ofte handler det om å lage nye integrasjoner, og da kan vi være med å forme disse fra start. Dermed blir systemene skreddersydd for både saksbehandlingen og for dokumentasjonsforvaltningen. Ressursene og tiden som spares på dette, er vanskelig å overdrive!

Ingvild understreker at det menneskelige aspektet er viktig å huske på. 

– Det handler også om gjenbruk. Når noen begynner i en ny rolle, skal de enkelt kunne finne ut hvordan en oppgave har blitt løst før. Det gjør det både mer effektivt og tryggere å ta beslutninger.

Innebygd arkivering og bedre arbeidsflyt

Innebygd arkivering er et viktig begrep i denne sammenhengen. Ingvild forklarer:

– Det handler ikke om å bygge inn arkiv i alle systemer, men å tenke det inn fra start i prosjektene – og lage prosesser i bakkant som gjør at dokumentasjonen blir med videre.

Det gjør ikke bare arkivarbeidet enklere – det gjør også arbeidshverdagen til saksbehandlerne bedre.

– Vi har hele tiden hatt med oss tanken: Hvordan kan vi gjøre saksbehandlingen lettere og mer flytende? Og da må dokumentasjonen flyte også. Det henger sammen. For vi er ikke bare en støttefunksjon. Arbeidet vårt er en del av verdikjeden. Vi hjelper til med å lage gode skjemaer, sørger for riktig metadata, og ser til at dokumentasjonen har verdi både i dag og om 30 år.

Man trenger ikke bestille fra menyen

Da Ingvild tok fatt på den ambisiøse strategien sin, ble Documaster raskt både en partner og sparringspartner for kommunen.

– Vi har behov for en leverandør som ikke bare selger et produkt, men som kan samarbeide med oss. Og kjemien føltes riktig med én gang med Documaster.

I en verden der mengden datasystemer til tider kan føles som en jungel, har Documaster funnet sin nisje i å skape et samlingspunkt for all slags dokumentasjon. Et hjem for dokumenter der de enkelt kan organiseres, lagres og – ikke minst – gjenfinnes.

– Med Documaster trenger vi ikke bestille fra menyen. Vi kan fortelle dem om en utfordring vi har, for eksempel et nytt datasystem som kommunen skal ta i bruk, og så begynner samarbeidet. Ofte handler det om å bygge nye integrasjoner. Å utvikle dette i samarbeid er en helt annen verden enn å velge en “one size fits all".

Ta vare på kommunens hukommelse

– Bli med ned, så skal dere få se.

Vi går ned dype trapper, til kjellerlokalet der kommunens dokumenter pleide å finne sitt siste hvilested. Her ser det mer ut som et arkiv, slik vi pleide å tenke på det. Hylle på hylle med saksmapper, møtebøker og protokoller.

– Arkivarer pleide nok å være litt sure på saksbehandlere som ikke leverte som de skulle, og de hadde ikke verktøyene til å gjøre noe med det. Man satt rett og slett og ventet på papirer.

På den tiden handlet dokumentforvaltning mest om plikt. I dagens informasjonslandskap får stadig flere øynene opp for verdien disse dokumentene bærer på.

– Nå forstår vi at alle disse dokumentene utgjør kommunens hukommelse. Og få ting er mer verdifulle enn hukommelsen vår.

Ingvild blåser støv av en tykk og tung bok fra en av de mange hyllene. Vi forventer nesten at det skal stå “Trylleformler” på omslaget, men boken viser seg å ha den langt mer jordnære tittelen “Møtebok”.

– Før i tiden var det jo sånn man gjorde det. Møtene ble referert i sirlig håndskrift, og bundet i permer. Det har jo sin sjarm, men tenk så tidkrevende å skulle finne tilbake til informasjon på denne måten.

Det er noe nostalgisk med de gammeldagse lagringsformene, men det er innholdet i de tykke bokpermene som Ingvild lar seg begeistre av. 

– Det er jo så mye historie i disse mappene. Byggesaker, personalmapper, vedtak. Det er hele kommunen, egentlig. Det er slike ting vi fortsatt tar vare på, men nå på en langt mer anvendelig måte.

Når behovet oppstår, er det for sent

En utfordring alle som jobber i dokumentforvaltning kjenner til, er at dokumentenes verdi ofte ikke viser seg før mange år er gått. Og når man virkelig trenger informasjonen, er det for sent å begynne arbeidet.

– Et typisk eksempel kan være mobbesaker. Det kan ta flere år, ja til og med årtier, før disse sakene dukker opp i retten. Og da skal kommunen plutselig prøve å finne dokumentasjonen som ble skrevet for tre-fire datasystemer siden.

Et annet eksempel er pandemien.

– Da covid kom, skjønte vi hvor viktig det var å ha god dokumentasjon. Hva ble gjort når? Hvem hadde ansvar? Hvordan ble informasjon delt? Det er sånt man tror man husker, men så går årene.

Ingvild nevner også byggesaker og gamle personmapper som eksempler på dokumentasjon som i ettertid får uventet stor betydning.

– Vi har sett at gamle saker om for eksempel barnevern eller spesialundervisning blir hentet fram igjen etter mange år, i forbindelse med søksmål. Da er det helt avgjørende at dokumentasjonen finnes, og at den er søkbar.

Den digitale revolusjonen var bare første steg. Det neste ble noe man kan kalle “den store integrasjonen”, da datasystemene endelig begynte å snakke med hverandre.

– Det er her Documaster virkelig skinner. Her har du et system som handler om at all dokumentasjon har en verdi, nettopp fordi du aldri kan vite på forhånd hvilke dokumenter som blir uvurderlige i fremtiden.

Et fagfelt i vinden

Ingvild merker at dokumentasjonsforvaltning er i ferd med å få en ny status.

– Jeg tror mange har blitt inspirert av at vi har vært åpne om hvordan vi jobber. Vi får stadig spørsmål fra andre kommuner som vil gjøre noe lignende. Det er et fagfelt som har vært undervurdert, men det er i ferd med å snu.

Hun trekker frem betydningen av å være synlig og tilgjengelig:

– Det er så mange flinke folk der ute, men vi må tørre å vise fram hva vi driver med. Ellers forblir det usynlig.

Og når flere kommuner tenker i samme retning, øker kraften i det faglige fellesskapet.

– Det gjør det lettere å få gjennomslag også internt. Når andre kommuner og fylker gjør det samme som oss, ser man at det ikke er en sær idé – det er en bevegelse.

En tydelig visjon

Vi følger Ingvild opp trappene igjen. Hun trives i disse omgivelsene, der den uendelige informasjonsstrømmen som flyr fra hele kommunen får lande på ett sted. Men på hjemmebane er hun overraskende lite “arkivarisk”.

– Folk blir kanskje overrasket over å høre at jeg ikke engang sorterer bøkene mine alfabetisk. Kanskje får jeg nok av slikt på jobb. Jeg elsker jobben min, men hjemme er det deilig å få rote litt. Men på jobb er jeg krystallklar: Tenk dokumentasjonsforvaltning fra start!