Sandefjord Kommune

Historie

Det første forsiktige samarbeidet med Documaster startet tilbake i 2017 da det ble inngått en avtale om å avlevere digitaliserte gamle byggesaksarkiver til Documaster arkivkjerne. Basert på PPTs ønske om overgang til fullelektronisk arkiv inngikk vi i 2018 en avtale for å ivareta integrasjonen mot PPT-systemet HK Oppvekst. Gjennom 2019 ble det tydelig at lagringskapasiteten knyttet til avtalen rundt digitaliseringen av de gamle byggesaksarkivene var for liten. Dette resulterte i at Documaster foreslo å slå disse avtalene sammen til en ny Enterpriseavtale, noe Sandefjord kommune fant ville være gunstig. Vi opplever Enterpriseavtalen mer prisgunstig for oss og betydelig mer fleksibel sett opp mot våre utviklingsbehov.

Strategisk tilnærming

Det er en strategisk målsetting for dokumentsenteret i Sandefjord kommune at vi skal drive med innovasjon og utvikling. Vi jobber for å ha en strategisk tilnærming til dokumentasjonsforvaltning og arkiv i et helhetlig perspektiv. I dette ønsker vi også å legge til rette for en forenklet og digitalisert arkivtjeneste, og forsøker å være «fremme i skoa» ved å tilby effektive løsninger for arkivering og gjenfinning til kommunens saksbehandlere. Vi mener at vårt valg av Documaster sin arkivkjerne vil være et viktig bidrag i våre mål i forhold til dette siden vi opplever at Documaster ligger langt fremme i utviklingen, har høy faglig kompetanse og leverer et produkt (arkivkjernen) som vi mener tilfredsstiller våre behov godt.

Overview & control

Dokumentsenteret har også anskaffet Documasters «Overview & control». Løsningen planlegger vi å benytte til å fange arkivverdig dokumentasjon fra Microsoft365 hvor Teams og Sharepoint vil være hovedkildene til økt dokumentfangst. Vi ønsker høyest mulig grad av automatisert dokumentfangst. Dette vil, etter vår vurdering, bidra til at definisjonen av hva som utgjør arkivverdig informasjon i så liten grad som mulig ikke er opp til den enkelte saksbehandlers skjønn, men som er noe mer predefinert gjennom en forutgående vurdering av hvilken dokumentasjon som skal arkiveres. Her vil vi samarbeide tett med kommunens IT-enhet som er entusiastiske til løsningen og støtter godt oppunder en slik tilnærming. Vi har ambisjoner om å komme godt i gang med dette prosjektet i løpet av 2022.

Faktaopplysninger

Dokumentsenteret er organisert i to team, hvor team daglig drift (teamleder + 15 medarbeidere) er grunnmuren for å løse vår oppgaveportefølje. Team utvikling (teamleder/arkivleder + 5 medarbeidere) ivaretar seksjonens fokus på digitalisering, innovasjon og utvikling. Til sammen består seksjonen av ca. 20 årsverk.

Viktig styringsdokumentasjon for dokumentsenteret er kommunedirektørens oppdragsdokument, kommunens digitaliseringsstrategi og seksjonens egen strategiske plan.